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2022-03-31-accounts

Friends of Douglas House Förderverein der Deutschen Schule London Friends Association of the German School London

Richmond, May 2022

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Please cast your votes on the above items either in person at the AGM or online under this link (click) (voting is now open). It is very important that you cast your vote even if you cannot attend the AGM. All information that you need is enclosed in this document. The deadline for online voting is midnight, June 15, 2022.

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www.friendsofdouglashouse.com

friends@dslondon.org.uk

Douglas House, Petersham Road, Richmond, Surrey, TW10 7AH

Registered Charity No: 268743

Protokoll der 49. Jahreshauptversammlung

Friends of Douglas House

Im Forum der Deutschen Schule London, Petersham

Am Donnerstag, 14. Oktober 2021, 19:30

1. Begrüßung und Vorstellung des Vorstandes

Der Vorsitzende der Friends of Douglas House, Herr Ingo Müller-Wodarg, begrüßt die anwesenden Mitglieder und Schulvertreter und dankt ihnen für ihr Kommen.

Er erklärt die Versammlung für beschlussfähig, da das Quorum erfüllt ist (15 Online-Stimmen von Mitgliedern, die bereits im Vorfeld der Sitzung abgestimmt haben, sowie 12 zusätzlich anwesende Mitglieder, die noch nicht vorab online abgestimmt haben).

Die anwesenden Vorstandsmitglieder stellen sich vor:

Ingo Müller-Wodarg, Vorstandsvorsitzender Anja Duvaud, Festorganisation Silja Johnson, Finanzen Birgit Doherty, Festorganisation Nadine Pantazis, Merchandise Nadine Wunderlich, Kommunikation, Social media Marisa Koennecke, Festorganisation Sabine Mühlauer, Festorganisation, Social media Chiara Straka, Mitgliederbetreuung Tina Voss-Berthold, Festorganisation, Adventskränze

Herr Ingo Müller-Wodarg stellt die an diesem Abend abwesenden Vorstandsmitglieder (entschuldigt) vor:

Claudia Keller, Merchandise Bianca Thomann, Einkauf, Inventar

Ebenso stellt Herr Müller-Wodarg Frau Kerstin Klein vor, die im Laufe des Jahres durch den Vorstand cooptiert wurde und sich nun zur Wahl stellt.

2. Protokoll vom Vorjahr

Das Protokoll vom Vorjahr wird einstimmig angenommen.

3. Vorstandsbericht 2020/2021

Aktivitäten im abgelaufenen Geschäftsjahr:

Herr Müller-Wodarg stellt die diversen Veröffentlichungen der Friends of Douglas House vor, i.e. die Webseite (die jedoch kaum noch besucht ist), die Welcome Broschüre, den �������������������������������� mit nützlichen Tipps und Aktivitäten während des Lockdowns) sowie den Facebook- und Instagrammauftritt, der von Nadine Wunderlich betreut wird. Herr Müller-Wodarg unterstreicht die immense Wichtigkeit der Kommunikation zwischen Friends, Schule und Schulgemeinschaft, die durch diese Veröffentlichungen gefördert wird.

Herr Müller-Wodarg dankt den Vorstandsmitgliedern für die gute Zusammenarbeit. Darüber hinaus gilt sein Dank

4. Jahresabschluss 2020/2021

Silja Johnson berichtet:

Im Geschäftsjahr 2020/2021 (Geschäftsjahr beginnt jeweils im April) betrugen die Einnahmen £34.047. Damit sind die Einnahmen gegenüber dem Vorjahr (£57.360) signifikant um etwa £23.313 gesunken. Dies ist auf die Covidpandemie zurückzuführen, welche uns gez������������������������������������������� umzustellen, um uns an die veränderten Umstände anzupassen. Dies ist uns jedoch sehr gut gelungen, insbesondere auch durch die wundervolle Unterstützung von Axel Scheffler, die einige unserer Projekte erst ermöglicht hat.

Die Ausgaben betrugen im vergangenen Jahr £44.087.

Das Geschäftsjahr wird mit einem Verlust von £10.040 abgeschlossen, worüber wir sehr froh sind. Das Vorjahr hatte mit sehr hohem Gewinn abgeschlossen (zurückzuführen auf die Anfänge der Pandemie, die Ausgaben am Ende des Geschäftsjahres verhindert hatte), wodurch das Kapital auf knapp £ 50.000 angewachsen war. Durch den Verlust konnte dies nunmehr reduziert werden.

Cash zum 31.03.20201 beträgt £37.820, teilweise als festverzinsliches Bankguthaben, ansonsten auf deutschem und britischem Bankkonto, sowie dem Paypal Konto. Der Warenbestand zum Ende des Geschäftsjahres beträgt £5065, das Kapital zum 31.03.2020 £38.298. Damit ist unser Guthaben trotz allem weiterhin großzügig, so dass auch im jetzigen Geschäftsjahr bereits Gelder für Investitionen in größere Projekte zur Verfügung stehen.

Silja Johnson dankst ihrem Buchprüfer Markus Nagel.

5. Entlastung Schatzmeister/Vorstand

Die Schatzmeisterin und der Vorstand werden einstimmig entlastet.

6. Wahl und Entlastung des Buchprüfers

Der Buchprüfer Markus Nagel wird einstimmig entlastet. Er wird einstimmig als Buchprüfer wiedergewählt.

7. Veränderungen innerhalb des Vorstandes

Wahlen:

Silja Johnson (Finanzen) und Bianca Thomann (Einkauf und Inventar) stellen sich turnusgemäß nach drei Jahren zur Wiederwahl zur Verfügung.

Kerstin Klein stellt sich als neues Mitglied des Festorganisationsteams zur Wahl. Sie wurde bereits durch den Vorstand co-optiert. Frau Klein stellt sich kurz vor.

Frau Johnson, Frau Thomann und Frau Klein werden ohne Gegenstimmen als Mitglieder des Vorstandes bestätigt bzw. neu in den Vorstand gewählt.

Verabschiedungen:

Aus dem Vorstand scheiden auf eigenen Wunsch folgende Mitglieder aus:

Herr Müller-Wodarg bedankt sich bei allen ganz herzlich für Ihren Einsatz in den vergangenen Jahren.

9. Ausblick auf 2020/2021

10. Sonstiges

Herr ��üller-Wodarg weist noch einmal auf die Möglichkeit des Fundraisings durch Easy Fundraising sowie Amazon Smile hin.

Die Versammlung endet um 20:30 Uhr.

Richmond, den 14. Oktober 2021

Silja Johnson-Kaufmann

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Financial Year 1 April 2021 to 31 March 2022

The 49[th] financial year of the Friends of Douglas House ended successfully. ������������������� amounts to £58,433 which is £24,386 higher than the ���������������������� and £1,073 above that of 2019/20. Expenses amount to £59.803, so the year ended with a small loss of £1,370.

We would like to thank the Leadership of the school, the German School Association, the parent association, the secretariats, the helpful teams at the reception and in the library, the kitchen staff, the wonderful caretaker team and other colleagues at Douglas House, the teachers, the student representatives and, last but not least, Axel Scheffler and Roland Vetter for their important contributions towards making our year a great success. Despite Covid restrictions during the first half of the financial year which prevented us from running the 2021 Summer Fair and Octoberfest, we were able to organise the first Christmas Fair since 2019 and a new event for the first time ever, the Spring Fair in March 2022. We were also able to contribute towards the St Martin festivities in Nov. 2021 after a 2-year pause. So, the 2021/22 financial year saw us partially return to our activities beyond the fundraising to fulfil the other half of our mission, bringing the school community together, something we are particularly excited about.

Activities in the last Financial Year (in chronological order)

The Board held 7 ordinary meetings. Board meetings were initially during Covid restrictions held online via Teams and from October 2021 onwards held in hybrid format, in person with possibility to connect remotely. The Annual General Meeting took place later than usual (on 14 Oct 2021) to allow this to again be an in-person event.

Financial Accounts

In the financial year 2021/2022 the income amounts to £58,433. This is an increase compared to last year by £24,386. While the income in 2020/21 had been hampered by the lack of any

Friends of Douglas House � Douglas House � Petersham Road � Richmond TW10 7AH � www.friendsofdouglashouse.com � friends@dslondon.org.uk

of the large school events, the 2021/22 financial year benefited from 2 large events, the Christmas Fair (income £18,692) and Spring Fair (income £5,601) as well as the very successful sale of merchandise (income £26,116).

The Christmas Fair benefited from the very successful sale of Advent wreaths and the popular raffle. A huge thanks to all our sponsors of the 2021 raffle! We are also hugely grateful to all volunteer helpers who made the Christmas fair possible despite wet and very windy weather. Being the first large school in-person event since 2019, this was a very special occasion for the whole school community.

Learning from the times under Covid restrictions, we had expanded our sale of merchandise articles including textiles to online, making it far more accessible to the community throughout the year, leading to a record income of £26,116. Considering the costs of £18,535 for new merchandise, we made a profit of £7,581 with the sale of merchandise, an increase of £4,245 with respect to 2020/21.

In this financial year our expenses amount to £59,803. Out of these, expenses amounting to £36,885 are allotted directly to DSL projects; further £2,309 are other expenses for the benefit of the DSL, mainly presents for the Abitur students, the Year 1 and 5 as well as new students. Administrative expenses (bank charges, hire of gas cylinder for draught beer) amount to £1,220. Other expenses amount to £353.

���������������������������� fully used. New provisions for projects that have been agreed but not yet paid will be made in the amount of £27,050. We end the financial year with a slight loss of £1,370. We thereby very roughly spent the money that we made this financial year.

As before, a part of ������������ money is being held in an interest paying savings account. The other part is held on two current accounts in Germany and the United Kingdom. In addition, the Friends have a PayPal account which proves useful for paying membership fees and for textile and other merchandise orders. Our capital at the end of the financial year 2021/2022 amounts to £36,929. Thus, we still have a generous balance, though one large school project has already been approved for the coming financial year, co-financing of the renovation of the Computer Suite.

Membership

In the financial year 2021/22 the Friends of Douglas House had 135 paying members (sole membership or family membership). Compared to the previous year the number of members has increased by 11. Income from membership fees has increased to £2,790. Considering the number of families at DSL, we would still like to see more financial support by membership.

Friends of Douglas House � Douglas House � Petersham Road � Richmond TW10 7AH � www.friendsofdouglashouse.com � friends@dslondon.org.uk

Board of Trustees

As of 31 March 2022 the �������� Board consists of the following Trustees:

Monika Löffler Honorary Chair
Ingo Müller-Wodarg Chair

Silja Johnson		 Treasurer
Claudia Keller FoD Merchandise
Kerstin Klein Event Management
Marisa Koennecke Event Management
Sabine Mühlauer
FoD Merchandise
Chiara Straka Membership coordinator
Bianca Thomann Deputy Chair, procurement, inventory
Tina Voss-Berthold Event Management & Advent wreaths
Nadine Wunderlich
Marketing, Social Media & Website

Our Constitution requires that Board members be put up for re-election every 3 years. Board members who were elected 3 years ago are Nadine Wunderlich, Claudia Keller and Ingo Müller-Wodarg.

Nadine Wunderlich and Ingo Müller-Wodarg have agreed to put themselves up for re-election this year.

Aysel de Vries and Franziska Herrenknecht have been co-opted during the course of the year and are therefore being put forward to be elected to the Board on 16 June 2022. They have together with Kerstin Klein taken up the leadership of the events team and already very successfully organized the 2021 Christmas Fair and 2022 Spring Fair.

Claudia Keller will sadly no longer be running as a candidate for the Board. She made invaluable contributions to the purchase and sale of merchandise and we are immensely grateful for her wonderful work in the Board since her election in June 2019! Marisa Koenneke has left the Friends Board during the spring due to other commitments and played an important role in events organising, having been elected to the Board in October 2020. We are very grateful for her contributions to the work of the Friends Board and school. We send Claudia and Marisa our warmest wishes for their future!

Review

In this year we supported, or promised to make money available for, numerous projects of the school or the students, including:

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Outlook

The Friends were formed in 1972 and we are very proud to be carrying this precious legacy into the next half century.

We look forward to bringing all festivities back to the school, to help promote the school to the outside world and to provide support towards learning and wellbeing of all pupils. We plan to again have an Octoberfest (08 Oct 2022), Christmas Fair (26 Nov 2022), Spring Fair (25 March 2023) and Summer Fair (01 July 2023) alongside several old and new smaller events.

While the pandemic has been a severe restriction to all, it has inspired us in new, different ways which we will now merge with our traditional activities. We hope to be able to further increase membership contributions and sale of merchandise via our online store. We will continue to adjust our range of textiles on offer and also offer new products. Our merchandise will continue to feature the official school logo and also include ranges with Axel Scheffler drawings.

��������������������������������������������������������� Officer on how to further promote the Friends and school and will continue to reach out to parents via our Facebook and Instagram channels as well as Classlist. We see effective communication as key to further promote awareness of our work and to further integrate our activities into the school and community life.

Beyond the very successful new Spring Fair which we plan to offer again next year, we will be organising new Coffee mornings with sale of German books to parents. The first such event will take place on 17 June 2022, mark the date and watch out for details in the Weekly and on Classlist! These are just two examples of new events. We will continue to adjust our activities to fit the changing times and needs.

As always, it is possible for parents to submit applications for funding provided that a large group of students will be the beneficiary. The application form can be found on our website.

We would like to profoundly thank all those parents, teachers, students and colleagues at the school who have supported our work, either by actively taking part in our events or by donations of any kind!

For the coming year we very much look forward to our continuing great cooperation with all groups at the school and community and to our contribution towards the success of the DSL. Richmond, in May 2022,

Ingo Müller-Wodarg (Chair)

Silja Johnson (Treasurer)

Friends of Douglas House � Douglas House � Petersham Road � Richmond TW10 7AH � www.friendsofdouglashouse.com � friends@dslondon.org.uk

Friends of Douglas House Balance sheet as at 31.03.2022 Assets 31.03.2022 31.03.2021 31.03.2020 cash Reveivables 1,065 56,483 Bank 37,820 53,765 2,858 consumables 6,430 5,065 capital items (memorabel amount) ,Total assets 63,979 42,886 56,624 i Liabilities Capital at s12rt of year Profit ofthe year 38,299 -1,370 48,338 -10.040 23,550 24,788 Capital at end of year 36,929 38,298 48,338 , Funds earmarked for DSL Other Liabilities 27,050 4,588 8,286 Total Liabilities 63,979 42,886 56.624 ! Silja Jo nson Hon. TreasU￿r Fiiends of Douglas House Markus Na Hon. Aud C1

Frlfrnds rf Dou9las H¢)u$e Profft and Loss Statement 2021r22 Income Christmas m8rk8t 18,692 13.073 14,583 8,623 4,098 12,369 3,872 2,872 13.123 5,404 3,159 Surnrnerpaty Lillle Okloberfesl Spring Fair Sl.Martin 5,601 995 967 924 937 Disco parents & teache Donation51poceeds from small events Membership fees Erloese 8us Verkauf FIXS l+Stock 1.289 3.349 2.380 6.151 49 1,211 1.775 1.770 4.020 6,096 2,790 26,116 2.189 305 2.460 6,756 3,502 116 2,800 9.863 6.510 Extraordinary income Easylundrai5inglAmazonSmile Bank interesv GIft￿d repayment Donations trom individuals 171 93 65 968 1.238 6.902 1,100 2,025 641 862 606 278 5,631 7,701 Einschulungsphotos Total Income 500 58,433 34.047 57.360 39,841 39,942 Exponses Projects Provisions eamarked funds 9.835 27,050 18,535 501 35,213 4,139 3,420 11.450 7,450 8,884 792 14.338 22,185 4.042 905 9.300 19.592 2.594 2310 Cost of Sales FOD stock Expen5e5 FOD equipment Expenses for small events Admin. Expenses Abi-presents Other expenses Total Ex enses 1.121 1,220 1.188 353 59,803 506 1.452 583 1,659 512 950 447 491 34 1.043 919 32,573 438 396 328 44,087 908 714 36.347 44,987 Pn)fiULoss -1,370 -10,040 24,787 -5.146 3,595 L.. in 2020121 ke Wwhnachtsbasar, SL￿dern whnachlkhe. COVKlkc¥)forrne Einzelaktimen Swa Joh 8sur8r F￿ndS of Cbuglas Fkjuso -C2-

Leistun en an die DSL 202112022 Projekte genehmigt und bezahlt projects agreed and paid Belrag in GBP No 262 Preise fLir MUN Wettbewerb No 263 Second Hand Tischlennisplatte lerwolben durch SV} No 264 Zwei Veranslallungszelle No 265 Zwei Hoodies f￿r Freiwillige No 266 Leibchen fur DSL Running Clublcompetilion Squad No 267 Zuschuss Tanzball No 268 Zuschuss Abiball 90 200 3271 288 555 1540 No 269 Ausslattung L8rnzenlrum I digilaler Bildschirm No 271 Neuanschaffungen im Bereich Buhnenlechnik 2266 1562 Total 9835 Projekte genehmigt und noch nicht bezahlt ' projects agreed bul not yel paid 8elrag in GBP No 270 Chor-IGospelworkshop Kl. 7-12 No 271 Neuanschaffungen im Bereich 8uhnenle¢hnik Teilfinanzierung Forum Besluhlung 1000 1050 No 272 25000 Total 27050.00 -C3-

Gesamtsummel total 36884.53 Andere Ausgaben Expenses small events (includes presents lor new sludentsl Abitur Geschenke {incl. presents for 2021 and 2022} Total 1121 1888 3009 Administrative Ausgabenl admin. expenses '. Other expenses {sundries, exchange rate differences, etc.) IFOD equipment 1220 353 501 2074 Gesamtsummel total 41968 R(ickslellungen 202112022 InanpruchnahmelAuflOsung Rtickstellungen 202112022 Differenz Rockstellungen I weitergefuhrt in 2021122 4588 4588 -C4-

Bestatigung Im Auftrag der,,Friends of Dou8la5 House" habe ich als Buchprufer den Jahre5abschluss ium 31.03.2022 gepruft. Aufgrund der vorgele8ten 8ele8e und der ubergebenen Buchhaltung konnte ich die Buchungen und den Kontoabschluss zum 31.03.2022 problemlos nachvollziehen. Die 8elege sind ordentlich und iibersichtlich abgelegt und erfassl. Dies hèt die Prufung der Belege, Konten und des Abschlu55es sehr erleichtert. Alle fur die Deutsche Schule London geleisteten Aufwendungen waren eindeutig erfa5St und klar ersichtlich. Fur die Fuhrung der Buchhaltung und Erstellung des Jahresabschlusses danke ich Frau Silja Johnson herzlich, und bestatige hiermit, dass der Jahresabschluss ordnung5gemaR er5tellt wurde und keinerlei Beanstandung erfolgte. London, den ?4. oLf. ?021 Markus Nag Hon. Auditor -C5-

Confirmation I have been appointed a5 auditor by the 'Friends of Douglas House, to audit their annval accounts as of 31.03.2022. Based on the receipts and bookkeeping entries I was able to check and understand the annual accounts lincl. profit and loss statement and balance sheet) a5 of 31.03.2022 without any problems. The receipts are clearly and properly arranged. This made the auditing of the receipts and bookkeeping entries very easy. All expenditure5 for the Germen School London were clearly booked and evident. I thank Silja Johnson for her work with the bookkeeping ènd the balance sheet, I confirm that the accounts are presented in perfect order and no complaint5 have been made. London, 21 Arf ?£¥L Markus Nagel Hon. Auditor -C6-