## **We could not have done all this** 

**Without you** 

## **THANK YOU SUPPORTERS** 

## **Quantock Foodbank Trustees Annual Report April 2020 - March 2021** 

Registered address: 35 Brook Road, Williton, Taunton TA4 4TE Registered Charity No. 1189991 Tel: 07483 815122   email: quantockfoodbank@gmail.com 




## **From the Chair Mr Clive Wooldridge** 

The first year of the Quantock Foodbank as a charitable incorporated organisation has certainly been an eventful one, and also for me as I have taken over the role of  Chair from Revd Kathryn Flenley. Kathryn and her husband Ben have retired from their respective ministries in the area as Associate Vicar of the Benefice of Watchet and Williton and Area Dean of the Quantock Deanery. We have been unable to say goodbye to Kathryn in the way that we would have wished, Zoom is no substitute for a leaving party, however we wish them both well in their new home in West Sussex. 

Thank you to Kathryn for her enormous enthusiasm, energy and practical support to Trustees and Volunteers alike, sharing the huge workload that engulfed the Foodbank as Covid-19 suspended all normal life. We shall certainly miss her. 

I would also like to pay tribute to Cllr John Irven, who took on the role of acting chair until the formal process had been completed for nomination and election of a new chair. During this time he successfully steered the Foodbank through a protracted and turbulent dispute with NatWest Bank over several issues, the main one being their insistence that, as we had changed our legal status when we became a CIO, we were required to open a new account and close our existing one. This would have caused unacceptable disruption and distress to the Foodbank, particularly its donors. Thanks to John’s tenacity through an extremely arduous process, challenging their operating systems and governance; he not only secured our legal right to continue using our existing account alongside the new one, but also obtained a full and unreserved apology and compensation from the bank. 

We were honoured, as representatives of the Quantock Foodbank CIO, to be invited by Somerset Community Foundation to meet 

## **Financial Governance and Reserves Policy** 

The Quantock Foodbank has a Financial Governance Team of three Trustees whose responsibilities are: Banking Officer; Treasurer and Company Secretary; and Internal Auditor.  This ensures good financial control and a separation of powers, particularly as the Treasurer is also the Operational Manager of the Foodbank. 

Accounts are prepared each quarter and internally audited before presentation to the Trustees. 

The Covid-19 crisis has created a wave of generosity to the Foodbank and our finances are now in considerable surplus. This exceeds the Trustees policy of retaining a reserve to fund at least twelve months of normal operations in the event that financial donations fail to meet cash flow projections. 

The foregoing report shows that a major new project was introduced in the Autumn of last year with donations made specifically for this purpose. If it is to be of real benefit to those in poverty Eat Well to Keep Well should continue, particularly whilst Covid-19 and its variants are causing havoc with health and economic wellbeing. 

A statutory audit is not required for these accounts since the income of the Quantock Foodbank is under the threshold set by the Charity Commission, however an independent examination of the accounts is required. 

|<br>required.||
|---|---|
|Analysis of Reserves:|£|
|GENERAL FUNDS||
|Eighteen months operational costs|8,000|
|Storage and Equipment|2,500|
|RESTRICTED FUNDS||
|Covid-19 Programmes including EWKW|35,500|
|Cookery and Recipe Project|1,600|
|Holiday Activities|1,900|



This report has been approved in principal by the Trustees subject to scrutiny by an Independent Examiner. 

Signed on behalf of the Charity’s Trustees 


Mr Clive Wooldridge, Chair 

Dated 27 May 2021 



������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������ 


������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������ ����������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������� 

## �������������������������� 

������������������������� 

��������������������������������������������� ������������������������������������������������� 

��������������������������� 

���������������������������� 

����������������������� 

������������������ 

- ���������������� 

- ����������������� 

## ����������������������� 

������������������������������������������������������������������������������ 



## **�����������������������** 

## **��������������������������������������������** 

������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ �������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������ 

���������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ �������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������� 

���������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������ 

����������������������������������������������������������������� ������������������������� 

���������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������� 

��������������������������������������������������������������� �������� 

�������������������������������������������������������������������� ����������������� 

� 

� 



||��������|�����������|
|---|---|---|
|�����������������|��������������������||
|�������������|��������������������������<br>�����������������������|�����������<br>�������|
|���������������|�����������������������������<br>�����������������������||
|��������������|�����������������������|��������������<br>�������|
|����������||�����������������|
|������������|�������������||
|�������������|�������������||
|����������������||�����������������|
|������������������|����������������������||
|�������������������|����������������������||
|������������������|�������������||
|���������������|�������������||
||||



����������������������������������������������������������������������� ����������������������������� 

- ����������������� ������������������� 

- ������������������ ���������������������������� 

����������������������������������������������������������������������� ������������������������������ 

## **������������������������������������** 

������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ������������������������������������ 

������������������������������������������������������������������������ ���������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������� 

���������������������������������������������������������������������������� ���������������������� 

## **�������������������������** 

��������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� 

������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ ���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� - �������������������������������������������������� �������������������� ��������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������� 

������������������������������������������������������������������������ �������������������������������������������������������������������������� - ��������������������������������������� ������������������������� 


���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������� ������������������������� 

������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������ ����������������������������� 

� 

� 



## **����������������������������** 

����������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ���� 


���������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ ���������� 

�������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ ���������������������������������� 

������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������ �������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������� �������� 

������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������� 

������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������� 

������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ ����������������������������������������� 

�������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ����������������������� 

������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������ ������������������������������������������������� ������������������������������������������������������ ������������������������������������������������ 

����������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������ �������������������������������������������������������������������������� ���� 

� 

� 



���������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������� ������������������������������������������� 


������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������ ��������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������� ��������� 

� 

� 




**The Quantock Foodbank** 

**1189991** 

## **Receipts and payments accounts** 

**CC16a** 

**For the period** Period start date Period end date **To from** 01/04/2020 31/03/2021 

## **Section A Receipts and payments Unrestricted funds to the nearest      £ A1 Receipts** 

|**A1 Receipts**|**Unrestricted**<br>**funds**<br>**to the nearest      £**<br>**4,980**<br>**500**<br>**-**<br>**-**<br>**5,480**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**5,480**<br>**-**<br>**37**<br>**40**<br>**39**<br>**19**<br>**599**<br>**236**<br>**235**<br> **1,205**<br>**-**<br>**-**<br> **-**<br>**1,205**<br>**4,275**<br>**-**<br>**6,311**<br>**10,586**|**Restricted**<br>**funds**<br>**to the nearest £**<br>**1,500**<br>**1,500**<br>**41,338**<br>**7,200**<br>**-**<br>**-**<br>**51,538**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**51,538**<br>**31**<br>**310**<br>**57**<br>**480**<br>**12,431**<br>**273**<br>**114**<br>**146**<br>**13,842**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**13,842**<br>**37,696**<br>**-**<br>**1,447**<br>**39,143**|**Endowment**<br>**funds**<br>**to the nearest £**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**|**Total funds**<br>**to the nearest £**<br>**4,980**<br>**1,500**<br>**1,500**<br>**41,338**<br>**7,200**<br>**500**<br>**-**<br>**-**<br>**57,018**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**57,018**<br>**-**<br>**68**<br>**310**<br>**57**<br>**520**<br>**12,470**<br>**292**<br>**114**<br>**599**<br>**382**<br>**235**<br>**15,047**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**15,047**<br>**41,971**|**Total funds**<br>**to the nearest £**<br>**4,980**<br>**1,500**<br>**1,500**<br>**41,338**<br>**7,200**<br>**500**<br>**-**<br>**-**<br>**57,018**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**57,018**<br>**-**<br>**68**<br>**310**<br>**57**<br>**520**<br>**12,470**<br>**292**<br>**114**<br>**599**<br>**382**<br>**235**<br>**15,047**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**15,047**<br>**41,971**|**Last year**<br>**to the nearest £**|
|---|---|---|---|---|---|---|
|General|**4,980**|||||**5,302**|
|HolidayActivities||||||**750**|
|Cookeryand Recipe Project||||||**550**|
|Covid-19||||||**3,007**|
|Eat Well to KeepWell|||||||
|NatWest Unresolved Complaint|**500**|||||**-**|
||**-**|||||**-**|
||**-**|||||**-**|
|**_Sub total_**_(Gross income for_<br>_AR)_|**5,480**|||||**9,609**|
||||||||
|**A2 Asset and investment sales,**<br>**(see table).**|||||||
||**-**||||||
||**-**|||||**-**|
|**_Sub total_**|**-**|||||**-**|
|**_Total receipts_**<br>**A3 Payments**|||||||
|||||||**9,609**|
||||||||
|Fixtures and Fittings|**-**||||||
|Equipment|**37**|||||**109**|
|Health and Safety||||||**63**|
|CleaningMaterials||||||**173**|
|Bags|**40**|||||**278**|
|Food|**39**|||||**3,924**|
|Household and Toiletries|**19**|||||**331**|
|Other Operational||||||**28**|
|Insurance and Premises|**599**|||||**599**|
|Office and Administration|**236**|||||**430**|
|Car Parking|**235**|||||**195**|
|**_Sub total_ **|**1,205**|||||**6,129**|
||||||||
|**A4 Asset and investment**<br>**purchases, (see table)**|||||||
||**-**||||||
||**-**||||||
|**_Sub total_ **|**-**|||||**-**|
|**_Total payments_**<br>**_Net of receipts/(payments)_**<br>**A5 Transfers between funds**<br>**A6 Cash funds last year end**<br>**_Cash funds this year end_**|||||||
|||||||**6,129**|
||||||||
||**4,275**|**37,696**|**-**|**41,971**||**3,480**|
||**-**|**-**|**-**|**-**||**-**|
||**6,311**|**1,447**|**-**|**7,758**||**4,278**|
||**10,586**|**39,143**|**-**|**49,729**||**7,758**|





## **Section B Statement of assets and liabilities at the end of the period** 

|**Categories**<br>Signed by one or two trustees on<br>behalf of all the trustees<br>**B5 Liabilities**<br>**B4 Assets retained for the**<br>**charity’s own use**<br>**B3 Investment assets**<br>**B2 Other monetary assets**<br>**B1 Cash funds**|Signature<br>Veggie Patch Invoice 611    30 March<br>Volunteer Honorarium 2020/21<br>**Details**<br>**Details**<br>None<br>**Details**<br>None<br>Gift Aid Reclaim<br>**_Total cash funds_**<br>(agree balances with receipts and payments<br>account(s))<br>**Details**<br>**Details**<br>Bank<br>Cash|**Unrestricted**<br>**funds**<br>**Restricted**<br>**funds**<br>**to nearest £**<br>**to nearest £**<br>**9,806**<br>**39,143**<br>**780**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**10,586**<br>**39,143**<br>OK<br>OK<br>**Unrestricted**<br>**funds**<br>**Restricted**<br>**funds**<br>**to nearest £**<br>**to nearest £**<br>**85**<br>**373**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**Fund to which**<br>**asset belongs**<br>**Cost (optional)**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**Fund to which**<br>**asset belongs**<br>**Cost (optional)**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>**Fund to which**<br>**liability relates**<br>**Amount due**<br>**(optional)**<br>Eat Well Keep Well<br>**412**<br>General<br>**392**<br>**-**<br>**-**<br>**-**<br>Print Name<br>Marlene Mason<br>Peter Payne|**Endowment**<br>**funds**<br>**to nearest £**|
|---|---|---|---|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||OK|
||||**Endowment**<br>**funds**<br>**to nearest £**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**Current value**<br>**(optional)**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**Current value**<br>**(optional)**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**-**|
||||**When due**<br>**(optional)**|
||||**04 April 2021**|
|||||
|||||
|||||
|||||
|||||
||||Date of<br>approval|
|||Marlene Mason|05/05/2021|
|||Peter Payne|05/05/2021|





## 

