## **PTA AGM 02/05/24** 

## **Attendees** : 

Lisa  White Flavia Palacios Oral Tickton Vicky Woznicki Jenny Peters Lisa Toso Kim Harper Lyons Lupton Rachel Jamison Charlotte McDonagh 

## **Apologies:** 

Holly Martin Elke Taylor 

## **2023 Summary:** 

- Donations = £3143 

- Profit = £7985 

## **Agenda:** 

- Fundraising target 2024 

- Swimming fund 

- Big Sing - dates & Parents Show 

- School entrance 

- H2 events calendar 

- Fathers Day 

- Outdoor Cinema 

## **Actions:** 

- Draft letter for fundraising 

- No audits of accounts needed for year 2024 

- Next meeting date TBC 

- Comms plan - separate meeting TBA 

- Flavia to meet with Mrs Fourie 

- ? Yr6 leavers disco - 17th July - to do parents poll 



- Replace outdoor container - order skip with school - lock up clean up 

## **Fathers Day:** 

- ? Uncap total spend 

- Stock take and buy stock 

- Date w/c 10th June - Mon & Tues 

## **Outdoor Cinema:** 

- Ice-cream van booked 

- ? Cinema company 

- Field 

- Snack and drinks bar 

- Sweetie stall - ?Iffy 



||Hereward PTA Accounts 20|23|23|23||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|||||||||||||||||||||||||||
|||Opening Bank Balance 01.01.202||3<br>11111.34||||||||||||||||||||||
|INCOME<br>D|Dii|A|**Rild**|||||||||||||||||||||||
|ate<br>14/02/2023|escrpton<br>Easyfundraising|mount<br>35.52|**econce**<br>yes|||||||||||||||||||||||
|15/03/2023<br>11/04/2023|MothersDayTakings<br>The Big Sing|1714.51<br>1485.19|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|16/05/2023<br>25/05/2023|Easyfundraising<br>MovieNight-Cash|64.22<br>155|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|25/05/2023|Movie Night - Sum Up|371.81|yes|||||||||||||||||||||||
|25/05/2023<br>30/05/2023|NonUniform Day<br>Coronation Mugs|177.35<br>408|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|12.06.2023<br>June2023|Fathers DayStall<br>Used uniformdonations|1678.13<br>18.5|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|May-Jul|Summer Festival-Stallholders|235|yes|||||||||||||||||||||||
|July23|Summer Festival - Wristbands Sum up pre sale|1604.55|yes|||||||||||||||||||||||
|July 23|Summer Festival-Wristbands Cash pre sale|568.7|yes|||||||||||||||||||||||
|22.08.2023<br>|Easyfundraising<br>|27.94<br>|Yes<br>|||||||||||||||||||||||
|18.09.2023<br>10.10.2023|Summer Fete-Sumup<br>Reception Party-Sum Up|675.82<br>272.87|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|10.10.2023<br>18.10.2023|Reception Party- CASH<br>Woodbury homes-advertising boards|106<br>195|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|31.10.2023<br>31.10.2023|Non uniform day (cash)<br>Nonuniformday (card)|164<br>13.58|yes<br>yes|||||||||||||||||||||||
|31.10.2023|The Good Estate agents-boards and help for school camp|<br>355|yes|||||||||||||||||||||||
|14.11.2023|Easyfundraising|65.21|yes|||||||||||||||||||||||
|17.11.2023|Quiz Night (Card)+ Baronthenight|122.9|yes|||||||||||||||||||||||
|17.11.2023|Quiz Night(Cash)+ Bar on the night|60|yes|||||||||||||||||||||||
|21.11.2023|MovieNight(Card)|275.4|yes|||||||||||||||||||||||
|21.11.2023|Movie Night (Cash)|292|yes|||||||||||||||||||||||
|06.12.2023|Grotto tickets(cash)|290|yes|||||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Grotto tickets (Sumup)|206.15|Yes|||||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Christmas fete takings|1430.25|yes|||||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Christmas Raffle|987.5|yes|||||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Christmas fete bar (Sum Up)|90.94|yes|||||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Lloyds Matched Funding<br>|500<br>|yes|||||||||||||||||||||||
||Total Income|14647.04||||||||||||||||||||||||
|EXPENSES||||||||||||||||||||||||||
|Date|Description|Amount|Cheque No:|Payee|Reconciled|Comments||||||||||||||||||||
|03.02.2023|Eukeles andprosecco for summer fete|602.16|813|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|03.03.2023|MothersDay stock|160.16|CASH|Vicky|yes|||||||||||||||||||||
|10.03.2023|Mothers Day stock|696.40|810|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|22.05.2023|Fathers Day,Movie Night & Padlock|577.30|814|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|22.05.2023|FathersDay|577.30|815|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|22.06.2023|Summer fete,Fathers Day& English Department|610.00|816|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|22.06.2023|Summer fete,FathersDay &English Department|610.00|817|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|22.06.2023|Summer fete, Fathers Day & English Department|609.00|818|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|19.06.2023|Parentkind membership|140.00|D/Debit|N/A|yes|||||||||||||||||||||
|01.07.2023|TEN -Summer festival|21.00|823|Vicky|yes|||||||||||||||||||||
|21.07.2023|Ice cream van for yr 6 leavers party|125.50|821|Renette Fourie|yes|||||||||||||||||||||
|24.07.2023|Kidsplaycancellation fee|250.00|CASH||yes|||||||||||||||||||||
|11.09.2023|TEN-Summer festival date change|21.00|823|Vicky|yes|||||||||||||||||||||
|15.09.2023|Generator|300.00|CASH|Kids Play|Yes|||||||||||||||||||||
|15.09.2023|Kidsplayinfaltablesfee|2201.5|CASH|KidsPlay|Yes|||||||||||||||||||||
|15.09.2023|DJ|250|824|N/A|yes|||||||||||||||||||||
|15.09.2023|Refund for stall holder - Jazzyslime|25|822|JazzySlime|yes|||||||||||||||||||||
|10.10.2023|Refund for wristbands|17|CASH|Parent|yes|||||||||||||||||||||
|13.10.2023|Reception PartySupplies|128.96|826|Holly|yes|||||||||||||||||||||
|13.10.2023|Reception PartyEntertainer|100|CASH|Entertainer|yes|||||||||||||||||||||
|31.10.2023|Drinks for bar, lights for eng dept, licence for cinema nights|344.39|825|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|04.12.2023|Cinema night drinks and crisps / reindeer food|58.99|CASH|Corrine|yes|||||||||||||||||||||
|04.12.2023|Quiz night prizes|22.61|Cash|Orla|yes|||||||||||||||||||||
|21.11.2023|TEN and raffle tickets|118.14|827|Vicky|yes|||||||||||||||||||||
|07.12.2023|Xmasfete expenses|663.94|828|Flavia|yes|||||||||||||||||||||
|07.12.2023|Loughton book shop|1500|829|N/A|yes|||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Xmas fete expenses|135.68|831|Vicky|yes|||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Xmasfete expenses|11.11|CASH|Kim|yes|||||||||||||||||||||
|08.12.2023|Grotto gifts|195|830|Michael|yes|||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||
|..|Total Expenses|11,072.14||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||
|Profit/Loss 20|23|3,574.90||||||||||||||||||||||||
|31.12.2023|Statement endingbalance|13090.33||||||||||||||||||||||||
||Total including cash to be banked|14,686.24||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||
|Notes:||||||||||||||||||||||||||





||Hereward PTA Events|Breakdown 2023|Breakdown 2023|Breakdown 2023||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|Event Date|Event Details<br>TheBig Sing|Income<br>1485.19|Expenses<br>36.6|Profit/Loss<br>1448.59|Notes|||||||||||||||||||||||
||Mothers DayStall|1714.51|1054.74|659.77||||||||||||||||||||||||
||Movie Night|526.81|76.67|450.14||||||||||||||||||||||||
||Non Uniform Day|177.35|0|177.35||||||||||||||||||||||||
||Coronation Mugs|408|0|408||||||||||||||||||||||||
||Used uniform donations|18.5|0|18.5||||||||||||||||||||||||
||Fathers DayStall|1678.13|1000.75|677.38||||||||||||||||||||||||
||Summer Festival|4403.57|3116.05|1287.52||||||||||||||||||||||||
||Reception Party|383|228.96|154.04||||||||||||||||||||||||
|31.10.2023|Non Uniform Day|177.58|0|177.58||||||||||||||||||||||||
|17.11.2023|Quiz Night|182.9|22.61|160.29||||||||||||||||||||||||
|21.11.2023|Cinema night|766.4|270.48|495.92||||||||||||||||||||||||
||Christmas fete|3004.84|1474.5|1530.34||||||||||||||||||||||||
|||||0||||||||||||||||||||||||
||Totals|14926.78|7281.36|7645.42||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|The big sing|Expenses|||||||||||||||||||||||||||
|Certificates||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|MovieNight1|Cost|||||||||||||||||||||||||||
|Popcorn|25.08|||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|Summer Festival||||||||||||||||||||||||||||
|TEN|21|||||||||||||||||||||||||||
|Kidsplay||||||||||||||||||||||||||||
|Generator|300|||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|Movie Night 21.11.2023|Cost|||||||||||||||||||||||||||
|Popcorn - Flavia||275.4||||||||||||||||||||||||||
|Drinks and Crisps - Corrine|53.73|292||||||||||||||||||||||||||
|Flavia expenses|216.75|199|Tuck shop|||||||||||||||||||||||||
||270.48|||||||||||||||||||||||||||
|||||||||||||||||||||||||||||
|Quiz|Income|||||||||||||||||||||||||||
|Bar Sum up|39.32|||||||||||||||||||||||||||
|Tickets Sum Up|83.58|||||||||||||||||||||||||||
|Cash on the night|60|||||||||||||||||||||||||||
||182.9|||||||||||||||||||||||||||





||**Number**|**Total cost**|**Unit cost**|Stock remaini|
|---|---|---|---|---|
|Face mask|66|44|£0.67|0|
|Large bath bombs|48|36.34|£0.76|5|
|Solar Bath bombs|48|29.94|£0.62|0|
|Lip Gloss|120|31.96|£0.27|0|
|Jar Candles|84|69.48|£0.83|30|
|Small Heart tealight|96|11.88|£0.12|0|
|heart tealight|150|26.85|£0.18|71|
|wooden ornaments|93|41.97|£0.45|0|
|wooden pocket hug|72|32.97|£0.46|14|
|Travel mug|240|£309.60|£1.29|22|
|Key chain and pen|156|£166.92|£1.07|52|
|Key chain|96|£78.72|£0.82|24|
|Chocolate tulips|45|22.41|£0.50|0|
|Choc hearts|95|63.99|£0.67|0|
|Little chops hearts|24|3.96|£0.17|0|
|little choc hearts|67|29.98|£0.45|0|
|Nail files|39|12.87|£0.33|0|
|sleep eye cover|100|31.98|£0.32|60|
|gold eye mask|48|16.98|£0.35|0|
|stickynotes|72|26.97|£0.37|30|
|small trolley key chain|31|£30.69|£0.99|0|
|bracelets|100|53|£0.53|0|
|**Other cost Mother's Day**||7|Cellophane paper||
|||2.67|Ribbon||
||106.92|53.46|Paper bags (only half of the c||
|||63.13|||
|Total 2023 expenses|£1,054.74||||
|Mothers day takings|1714.51||||
|Profit|£659.77||||





|Remaining value||2023|expenses||
|---|---|---|---|---|
||£0.00|||£44.00|
||£3.79|||£32.55|
||£0.00|||£29.94|
||£0.00|||£31.96|
||£24.81|||£44.67|
||£0.00|||£11.88|
||£12.71|||£14.14|
||£0.00|||£41.97|
||£6.41|||£26.56|
||£28.38|||£281.22|
||£55.64|||£111.28|
||£19.68|||£59.04|
||£0.00|||£22.41|
||£0.00|||£63.99|
||£0.00|||£3.96|
||£0.00|||£29.98|
||£0.00|||£12.87|
||£19.19|||£12.79|
||£0.00|||£16.98|
||£11.24|||£15.73|
||£0.00|||£30.69|
||£0.00|||£53.00|
||£181.85|||£991.61|



cost. The other half for Father's Day 



|Quantity||Unit cost||Total cost<br>Selling|price Profit|
|---|---|---|---|---|---|
|Pen and torch|96||0.77|73.92|1.5|
|Small torches|96||0.88|96|1.5|
|Beard comb|24||0.82|19.68|1.5|
|Head massage|60||1.24|74.4|2|
|Back scratche|96||0.9|86.4|1.5|
|Glass coffee m|96||1.14|109.44|2|
|bottle opener|96||0.84|80.64|1.5|
|fathers day ca|360||0.72|259.2|1|
|||||799.68||
|OLD STOCK||||New stock||
|Socks|0.5|||Pen and torch|1.5|
|Coasters|0.5|||Small torches|1.5|
|Bamboo mugs|2|||Beard comb|1.5|
|Little gel bottle|0.5|||Head massage|2|
|Wrist bands||||Glass coffee m|2|
|Pen and key ri|1|||Back scratche|2|
|Best dad ever|0.5|||Bottle opener|1.5|
|Air fresheners|0.5|||Cards|1|
|Multi colour pe|0.5|||||
|Small flash ligh|1.5|||||





Father's Day p 321.07 Prizecutwholesaler Father's Day p 679.68 Gem imports 1000.75 



|Expenses|||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
||Cost||||Amount|Unit Price|
|Water||8.37|||80|0.10|
|Beer carling||29.98|||40|0.75|
|Coke||30.09|||60|0.50|
|Fanta||35.73|||72|0.50|
|Fruit shoots||25.74|||120|0.21|
|Crisps||10.788|||60|0.18|
|Prosecco||110|||16|6.88|
|Beer fosters||31.98|||36|0.89|
|Carling||11.99|||18|0.67|
|Dark cider||86.76|||72|1.21|
|Lemonade||11.94|||36|0.33|
|Champagne flutes||52.9|||200|3.78|
|Milk / Tea / Coffee||6.48|||||
|Ice||22.8|||||
|Stock used from lock up||226.00|||||
|Value of stock remaining||-337.00|||||
|||364.55|||||
|**Profit by stall**|Income||Float||Expenses|Profit/Loss|
|Entrance Cash||540|||||
|Wristbands Sum up on the|d|270|||||
|Bar (Cash)||440.5||||440.5|
|Bar (Card)||405.82||||405.82|
|Ice Cream Van||105||0|0|105|
|Wristbands Total||2983.25||20|2501.5|461.75|
|DJ||0||0|250|-250|
|Tombolas||229||60|0|169|
|Bar Total||846.32||50|364.55|431.77|
|Stallholder||240||0|0|240|
|||4403.57||130|3116.05|1157.52|





|Date|Description|Amount||
|---|---|---|---|
|15.11.2023|TEN||21|
|15.11.2023|Raffle||97.14|
||Raindeer Food||5.27|
|20.11.2023|Small lottery license||40|
|03.12.2023|Krispy cremes||37.5|
|30.11.2023|Poundland - Smarties & Jelly tots||4|
|30.11.2023|Home Bargains - sprinkles & laces||5.93|
|29.11.2023|Aldi - Biscuits, Marshmallows & Icing||9.24|
|29.11.2023|Home Bargains -Choc coins, pens, mini candy canes, grinch cand||18.96|
|04.12.2023|Tesco - 10 bottles of prime||20|
|05.12.2023|Aldi - Cereal||4.97|
|05.12.2023|Smyths - 2 x teddys||35.08|
|08.12.2023|Home Bargains - Misc & Candy Canes||4.61|
|08.12.2023|The works - tape||2|
|08.12.2023|Tonys - Misc||4.5|
|08.12.2023|Misc -||48.9|
||||60.01|



|Decorate a biscuit|||
|---|---|---|
|Item|Cost||
|Biscuits||2.2|
|Icing||1.78|
|Smarties & Jellytots||4|
|Sprinkles & laces||5.93|
|1 bag of marshmallows||1.29|
|||15.2|
|Bar|||
|Item|Cost||
|3 bags marshmallows||3.87|
|Doughnuts||37.5|
|Prosecco||69.9|
|Flutes||97.98|
|Hot chocolate||37.99|
|Total||247.24|
|Cup Game|||
|Item|Cost||
|Choc coins||4.95|
|Mini Candy canes||2.97|
|Total||7.92|





|Lucky Dip||||
|---|---|---|---|
|Bags for lucky dip||11.97||
|Prizes||||
|Total||||
|Candy Cane Lane||||
|Item|Cost|||
|Grinch Candy Canes||8.91||
|Extra candy canes||1.98||
|||10.89||
|Tree Decorations||||
|Item|Cost|||
|Felt tip pens||1.98||
|Glitter glue||||
|Raffle||||
|Item|Cost|||
|Raffle tickets||97.14||
|Lottery licence||40||
|1st Prize||200||
|2nd Prize||100||
|3rd Prize||50||
|Total||487.14||
|**Miscelleaneous**||||
|Balloon arch||22.95|2|
|Table covers 4||25.95|4|
|||48.9||
|**Game Prizes**||||
|Prizes tombolla & game||82.92 Lots||
|Prizes tombolla and ga||114.78 Lots||
|Total||197.7||





## Reimbursed toStatus 

|Vicky|Paid (Cheque)||
|---|---|---|
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Corrine|Paid (Cash)||
|Flavia|Not Paid||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Vicky|Paid (Cheque)||
|Kim||1.98 candy canes|
|Kim|||
|Kim|||
|Flavia|||





Amazon
Amazon
EBay
Amazon

|**Stall**|**Income**|**tokens**|**Expenses**|**Prize cost(Es**|**Total Expens**|**Profit /Loss**|
|---|---|---|---|---|---|---|
|Bar|279.15|0|||0|0|
|Bar Sum Up|90.94|-34|||0|0|
|Bar Total|370.09|-34|247.24|0|247.24|88.85|
|Grotto|496.15|0|195|0|195|301.15|
|LuckyDip|77|3|11.97|40|51.97|28.03|
|Pin the nose on ru|d<br>8.5|1|14|5|19|-9.5|
|Bouncycastle|220|1|135|0|135|86|
|Arts & Crafts|73|3|8|0|8|68|
|Reindeer food|21|0|10.24|0|10.24|10.76|
|Biscuit decoration|49|2|15.2|0|15.2|35.8|
|Ringtoss|84.6|8|0|46|46|46.6|
|Glitter tattoos|24.5|0|0|0|0|24.5|
|Cup game|47|5|7.92|0|7.92|44.08|
|Name the teddy|61|3|35.08|0|35.08|28.92|
|tombola bottle|195|0|20|0|20|175|
|CandyCanegame|80|4|10.98|15|25.98|58.02|
|Raffle|987.5|0|487.14|0|487.14|500.36|
|tombola kids|165.5|4|0|5|5|164.5|
|Valeries catering|45|0|0|0|0|45|
|Misc|0|0|0|0|58.03|-58.03|
|TEN|0|0|0|0|21|-21|
|Value ofprizes left|0|0|0|86.7|86.7|-86.7|
|**Total**|**3004.84**|**34**|**1197.77**|**197.7**|**1474.5**|**1617.04**|





## **Notes** 


Unknown stock used 160 prizes at 25p 10 x 50p 92 x 50p 30 x 50p 10 x 50p prizes remaining estimated **Bar stock and prizes estimated**