## **EXCELLENCIA AID FOUNDATION CIO** ## **Registration number:1184746** ## **BOARD MEETING** |**Date**|**22nd April 2025**| |---|---| |**Time**|**15.00-1700**| |**Location**|**London-UK**| _**Present** : VERONIQUE MASOSA , MIKE HARVEY KISUKA and HUBERT BADIBANGI NTANGANIKA_ ## _**1 Agenda Items**_ - _MOMENTUM ,TASK FORCE, FIELD FORCE ,BOOTS ON THE GROUND_ - _Feedback from Barclays Bank_ - _Feedback from Embassy of Congo in UK_ - _Task Force, Field Force ,Boots on the Ground_ - _AOB_ - ➢ _Barclays Bank feedback and Trustees derections_ - ➢ _Firstly Trustees are happy that Excellencia Aid Foundation details and information’s at Barclays Bank are updated therefore Excellencia Aid Foundation CIO can apply for others products or services if needed reference to Barclays letter of 16 March 2025 ;Trustees directions are to get field operations authorizations first which will determine clearly and highlighted the program of Trees nursery planned in Republic Democratic of Congo_ - ➢ _Barclays charity support team. Feedback from Chair Hubert Badibangi Ntanganika following phone call on 7 march 2025 contacting Barclays Bank regarding Barclays supporting Charity team in international context , Hubert Badibangi Ntanganika can confirm that Barclays support team with years of experience are eager to support Excellencia Aid Foundation CIO to deliver purposes to its beneficiaries_ - ➢ _Feedback from Congolese Embassy in UK ,Excellencia Aid Foundation CIO did not receive feedback from the Congolese Embassy so follow up strategy of task force ,field force ;boots in ground is made as contingency plan ._ - ➢ _TASK FORCE .FIELD FORCE BOOTS IN THE GROUND Trustees decided for appointements and recrutements strategy_ - ➢ _from the time being are appointed 1_ _**CELINE MBUYAMBA KABALUAPA** is appointed as Excellencia Aid Foudation CIO Legal representative of Africa region operations based in Republic Democratic of Congo to follow up all legal process this is a level 1 appointement ,therefore authority letter from Excellecia Aid Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected ,also to be highlighted this is a three months volunteering task renewed one time not exceeding six months of volunteering prior of paid contract to be negociated ._ - _2_ _**DESIRE BADIBANGI NTANGANIKA** is appointed as Excellencia Aid Foundation CIO head of fundraising assistant of Chairman tasked to assist overseeing operations and digital fund raising ;IT ,Events and Web_ _site therefore authority letter from Excellecia Aid Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected ,also to be highlighted this is a three months volunteering task renewed one time not exceeding six months of volunteering prior of paid contract to be negociated_ _3_ _**RODRIGUE MAYEMBA MATADI** is appointed as Excellencia Aid Foundation CIO field operations associate in charge of managing and monitoring field operations of Excellencia Aid Foundation oversees daily activities on remote locations making sure that all operations are running at peak efficiency and according to plan ,additionally collecting data ;providing informations and resources needed for the operations_ _therefore authority letter from Excellecia Aid Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected ,also to be highlighted this is a three months volunteering task renewed one time not exceeding six months of volunteering prior of paid contract to be negociated ._ _4 ._ _**DONDI KABALUAPA NTANGANIKA** is appointed as Excellencia Aid Foudation CIO assistant of Legal representative of Africa region operations based in Republic Democratic of Congo to follow up all legal process this is a level 1 appointement ,therefore authority letter from Excellecia Aid Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected ,also to be highlighted this is volunteering oppointement ._ _5_ _**GEMIMA BALEBUA NTANGANIKA** is appointed as Excellencia Aid Foundation CIO head of fundraising assistant of head of fundraising tasked to assist overseeing operations and digital fund raising ;IT ,Events and Web site therefore authority letter from Excellecia Aid Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected ,also to be highlighted this is a volunteering appointment ._ - ➢ _Trustees decided that comming up more appointments and recruitments to be done to enable Exellencia Aid Foundation to deliver its purposes_ ## _2_ _**AOB**_ - _Trustee MIKE HARVEY KISUKA as suggested operation in Burkina Faso which is cost effective more operation details needed for Trustees decision making_ - _To be updated : Excellencia Aid Foundation web site , Digital fund raising and IT_ - _Reminder Excellence Aid Foundations objective is to plant millions trees to prevent and relief of people in poverty affected by climate change .(sustainable Environment )_ ## _**The next meeting**_ _The next meeting date to be agreed by all trustees_ CASTELO NOTARIES 83 Victoria Street London SWIHOHW CASTELO T.. 020 34415095 ana@castelonotsrie5.com castelonotaries.com O'I'IIRILS Protocol: 268812025 NOTARIAL CERTIFICATE TO ALL TO WHOM these presents shall come, I, ANA ELIZABETH GONCALVES AFONSO, NOTARY PUBLIC, duly athnitted and sworn, authorised to practise throughout England and Wales, with professional address at 83 Victoria Street, Londo￿ SWI H OHW DO HEREBY CERTIFY THAT the attsched document is the Constitution Documents and Resolutions pres¢nted to me by HUBERT BADIBANGI NTANGANtKA, identified by reference to his Republic of the Congo passport number OP1344642. issu¢d on 19 May 2023 and valid until 18 May 2028, in is capacity as Chair and Trustee of EXCEILENCIA AID FOUNDATION, a UK registered charity, Tegistered under number 1184746. IN FAITH AND TESTIMONY whereof I, the said Notary have subscribed my name and set and affixed rny seal of otTi¢e at London aforesaiLL this Eighteenth Day of Juty Two Thousand and Twenty Five. ANA ELIZABETH GON¢ALVES AF OTARY PUBLIC AbG Alonso i5 r¢gula(ed bj, Ihe faLulty Office of ihe Archbishop ot Conterbury APOSTILLE {Convents"on de La Haye du 5 Q￿knbre 19611 United Kin9dom of Great Britain and Northem Ir81and Country: Pays I Pais.. This publlc document Le piésent acte pU￿1C l El present8 docurntrnto publico 2. Has been signed by a été signè par ha $ido fimiado por 3. Actlng In the capaclty of 89issant en qualité de quien actu8 en calidad d8 Bears the seal I stamp of 9St revèlu du sceau l timbre de y esta revesty.dg del $8110 l timbre de Ana Elizat¢th GoD¢a￿eS Alor l*>lary Public Tha Swd Notary Publ Certifiod Att8Sté I Certifica(k) 5. at aien London 6. the k8ltsldl8 His Majesty's Principal Secretary of State for Foreign. Commonwealth and Development Affairs APO-EcA1QX4￿yVmA-VyAS 29 July 2025 7. by par I POT 8. Number sous no I bajo el numero 9. Seal I stamp Sceau I timbr8 Sello l Umbre 10. Slgnature Signature FiFFna P. Smmh Th￿ Apo8Ok i&nDtio bÈu80d kn thB UKandontycorfbmisth8 alfhenY￿ 0flh&s&n*U￿. Se)1 orstsny UK pub%¢ dwuTnEnl. ItdDES n¢tcon1*mthoaul￿ntknly ofthe Ur￿l￿ng4￿M￿I. Apos￿￿6 lodocu￿￿ts ihai h•vo been ptrthorJ)p*¢ 8nd c*rDfknJ Inth8 UK sigtthf9 ollh¢ UKoffi¢￿ cD￿th￿8d thè carbficaiw onw. not authÈniratgerfh4rihe*grwturè thilh8 01hj￿IdwjM0Tht ￿ lh• ￿￿ents01th8 cryin&l document In aryvmy. th15 lo beU￿ ￿ a ¢￿ty ￿ partyiothe Hawg C(￿￿?￿10￿01i￿ 51h410dobqr 1961. h sh￿0￿9 w6sented tOlh8consubi of thè iepr8sertlng WtoUn￿. -•IIIIII qwp *y I11ry14il STARTING UP NoaNOI IWNIX 0311 NOiivaNno4 oiv Constitution of a Charitable Incorpoiated Organisation whose only voting membeTs are its chaiity trustees EXCELLENCIA AID FOUNDATION UNITED KINGDOM LONDON C.onstitiitlon ot a Charitable Incorporated 'Or.gani&ati()n'wli'os I ,arè its'c.I:iar.itylItrLfv"t￿es Constitution of a Cliarltable Incorporated Organisation whose only voting meinbers are its charity trustees )nl¥ ('Fotinditlon' iiiode.I CvnSti(iilioi?) ol con5111ulloi!114sI 8mAnrt•Ai,, UNITEO KINGOOU LovooN 8th july 2019 E-C.LLENCIAAID FJf u.WDATION i.IO"I th 2. lQ¢illoiial l(pcallon of" i)I'liirlpal o*Ac¥ rxiiiaip&il olficp ul Ihts C".IC) is iii IEiiylEiiiilllWblesl- ObJe¢ttsJ 97 Earadfield thitIa IG11 9A Th¥A f)l)iCJcII-I (Jl Ilio Clo li5111& ts1 object ottoched Please see lastpage ul Ikil& (;10 IL)r tri￿ PUII.rfJ￿N v..hl¢h *ro. nvl i.'Ibs1ilJblo Iii r*crNÉl i-, 15a¢lloii 7 01 Ihs Cli8rSlles and Tru5tTr%e Inv4sIoiuf?I Ilat>dl Acl 20nJl HIid1seGli￿) 2 of Ihè Charilies ALI INortlieril IYT4HnL*} ¥no81 4. pov￿& Tlii4 r'in has PL)w¢i l(Tr du anyuiliitj wlilLh ig kn4lGul%*l¥4111(k Iiillhtsr Ns obltrr.Iltsl or 1> coiidLithvo ni Ineidenltil lu cJ¢)iilg so.111 s1.%rtli.tilr?r. the CIO has i)owei to.. l)orrtsw iiKJiiey Iu Lharqft il¥) Ivli¢Jltl OT I11Iy117111 (Jl ils IK(Jiicrly as SLif.Lirily lorthft i*Jl)".Iylllt.':Il ot IhL? liiLirn)w¢d. I1￿. CIO mLI.41 rA)n?ply £1* aPPffj')Iliilr-. ¥'illli J.&i-,li-Iiih 124 Ftiid 1?5 nl11)L L'IT¥7llll¥4 Acl 2n1 i. Il 11 i-'i..:FsAs ni.7rlJi eM.i- lJniJ; biiy, lake 017 lewlSLJ or Iii oxc'liaiiJi ,: liire r+r a¢pvlre ¥lfly propiiily 13fJ i(J maliil•lii ￿1111 ￿￿{lIp1* Ioi th>fi', (2) 131 ell. le4Lo ni allimrwise tlispri¥E. ol Illl tll allS' l*AII ol il Iiinpsriy b( Iru¥lo4.bS tsl * ir(ISi ail peimilterf to <10 by'lhe Triislee Act 21A Application of income and property Th8 income ancf properly ol the CIO miJ.4t be applied solely IowFI l¢riTFs '.Iyrs of Intt PjJbliK-' Ibl s&ll guod5, setvices. or any in181esi in lai)d to Ihp CIO; Icl be ernployed by. or reC￿1v&& aiiy reryiurieraiiori fruni. lhe CIO. Idl receive any other fiiiancial Deiielil Ironi the CIO., unless lh& payment or benefit is periiiilled %iili ¢'l.Iiibg l?) cil Iliis clause or aiithoTised by Ihe coijrt or Ihe prior wrillL) jl i=onnly- controls The CIO 8nd ils charity Iruslees m?y only Tely upon Ihe aulhnrily pro￿￿e￿ by sub-clause12Xcl ol th.is ¢18use il each ol tho foll¢)wing condilions Ls sailsr￿.. 181 The aiiiounl or n7aximLini amount of Ihe P¢iym8nl for Ihe goods Is sel out In a WTillen aqrèement belwettn Ihe CIO arxl the charily Iru$le8 OF Gonneclers person supplying the goods I"Ihe sUppl￿r-I. Ibl The amtsurt or maximum amot+ni of the P¢iyniè.frt fyi li good8 not exceed Wh￿?1 is rtsa8onAblfr 11? I￿e FoHnslJnces for tli? SUp￿Y ctl tl)e gords *n oiiftstson (cl The olhef charity ITuslees are sali8lied Ihal Il Is iyi the best interes15 of the GIO lo conl¥kct wilh th8 supplivt rathei Ihan wilh someong who Is noi a ¢h8fily IfiJ51ee or ¢onnecled person. It) reaching Ihal cle¢1$￿n the harily Irustees must balanGe the advanlage ol conlracling Mlh ? charily lftjslee or ¢r)nnecled person againsl the dis8dvanlages ¢)1 doing so. Idl The SUppl￿r Is absent Ifom the PaTI f)1 any meFling al which there Is discussion of the proposal to enter into a ¢onlr8¢1 or 8rrarsgemenl with hini or he¥ or It willi regard lo the SLipply ol goods io t1￿ CIO. lel The supplief does not vote on ally SLtch maller 8nd Is not lo be counted wheii calculating wl)elher quorum ol charily Iruslees is proser¥l al the Moet￿g. The rea50n lof their dec.ision 1$ recorded try Ihe charily Iruslees in Ihe minute. book Igl A majority of the chafily Ifustees then ii) oflice are nol in r8ceipl of remuneration or P&?wiiei?ts aulhor18ed by clause 6. 141 In sub-¢lause81218nd131 of this elaiise (dl "the CIO" includes any company in whith Ihe rio. lil holds more Ihan 50% of the shdrtrs.. or lil) controls more than 500k ol Ilie voliny righis attach￿ lo the sharps", or liiil has ihe fwhl lo aypoinl ontr 01 nivre 40rec.1￿8 lo Ihe tK)ard ol Ihe company, Ihl "connect￿1 peison- includes any persan wsihiii fkfiiiibon set out in Llause I,￿] Ilnteipiel8iioni', 7. Confticts of interest and confllcls of loyalty A ¢17arily trustee must-. rjerlare the rwture and exlent ol Any iiitvrpst. airecl or *rylif&r.t which he OK she has in 8 proposed traii%dr.Ii(In {)[ arrdnqen)eftt wilh the CIO or In any transact￿ or arrangemf4nl entered Into t>y the CIO which h8s not previously heen d￿,19rL￿.. Anil 121 absent himself oi hersell ITOM any disrusswn5 01 ttip charily trustees in which Il is possible Ihat a c.on11￿1 ol .,nityre51 will arise belweeii his or her duly to act solely iri Inleiesls ol th8 CIO aiid ¢1ny peison811nleresl Iindudinq Mfrl not limited to any finaiioial inleTestl Any chi< rjly tnjslee abs¢n(ing hirftsell or herself from sjny discussions in aixordhrte wlh Ihis ¢lause must not vnle or be r￿Unted ès ￿rI ol the quonhll ir* any flec1s￿￿ of the cherity Ituslep.s on the nwtler. 8. Liability of members to contributfj to the assets of the CIO if It is wound up Option 1 If the CIO is wouftd up, the members ol the CIO have no lia￿.111Y to conlribule lo ils assets and no pefsonal respon5ibilily lor sellling ils debls and 14ibililies. 9. Charity trustees Fun¢tion¥ and duti•s of ch•rity trustses The Lharity Iruslees shall manage Ihe affairs of the CIO and Ingy oi Ih81 puipose exercise all the powers of Ihe CIO.11 Ihe dsjly of each ¢h8rily Iruslee. ia} to exorcise his of her dnd lo perform hos tsr hei funciioi?8 in or hei (.'ap4c.Ily as a truste? ot the CIO in tho. Wc?y he or she (SorJdes in g00(J faill) would be most IIKely lo lUrt￿r the PUFD)ses of the CIO.. and Ibl lo exercise, in the performance of Ihose ItFiidions. such Care and skill as is reasonablè In the circumslances having reqard in parlicuL4r lo. any spwcial knowAertqe or ekpenen( e lh￿•1 tr￿. or Sh ha$ or hdds him%èJf op l>ersEII 0111 B8 hiJvlI.'4' arN1. Il he or she acts as o charity IA151ee af flip CIO In the course ol a business or prOle5￿Tr. to any spec*al kno￿￿Oe or expari8nce 11)al Il 18 reasonable to experi ol a person aclilw ill Ilie course ol Ihai kind of bvsiness or prolesssoii. Eligibility for trusteeship 121 (al Ev&ry chaTily trustee musl be a nalufal pe¥S￿l. Ibl No Individual may be appointeit as a charity trustee of the CIO.. Éf he 01 5h8 is under Ihp. age ol 18 years". or il he or she woulct aulomali¢ally cease lo holu offi nder the provisions ol clause11211 lell. Icl No one is eiititEed to act as a ch8fily Iwstee 'wttelher on appoinlmenl or on ary ie-appoinlmenl unlil he or she hnail automatically I"ex-olfi¢io"I he a ¢h3rily ITuslee. foi as long as he or she hokls thai office. Ibl If unwilling lo act as a charity trtsslee. the ollice holder may: belo￿ Mccepling appoiiitment as x c_'harity Irostee. gbvcb notice in wrttinq lo Ihp lty%teL&5 01 his OF her unwilltngness to acl In th* C.3￿11¥. OT c)fter iiCC8utsIiy 3pg0inlmeiii Jb a cliarily tyusiee. resign UT)dpr Ihe prov1510rts c()11181ged 11? knllf i$5e1121 (Retiremonl and removal ol chtsrily Irusieesi. The off￿e ol ex officio charity trustee will then reminlmenl'. (al a copy of the current v&rsion ol Iliis cons1rtLil￿il. and Ibi a copy ol Ihe CIO s lalest I'ni%lees Anni(al Rf'l)Ort and slèlemenl of accounts. [L 12. Retirement and removal of Charity trusteos A charily Iru$lee ceases lo hold ollice Il he or she.. 181 rÈlirès by nob"lying the CIO Jn writing Ibul onty If emugh ch8rlly lrtjsiees will fem8in in office when Ih¢> nottce of resignai#)n lakes effer.I ITr lorm a quorum lor moolingsl. Ibl is absént wilhoul the penrtri¥siuii c>1 the rl)anly Ilugtees Ifom all Iheii m(&elings hold within a yeriod ol Sik monthg and thp. Irusiébes resolve Ihal hJ$ or her nllFce ￿ vdcated.. {cl Llies., Idl In the wrtttLJn opininTr. givBn lo tts.* CfjfllP?r ny rif a regi518rod n7e(Jical pra¢libpnof lyeatirr It￿t ijerson has become Dhysicalty or mentally Incapal)l# al antit7g as a director and rhay femain w lor more Ilk.iiTr IhrE.o monlhs.. lel is disqualilitsd frDm acting a c.hanly tnJ4tpe by v*rtUEI of sections 178-180 0>1 thE.. Charilies Act IU I I lur dny slaiutory re-enaclme.nl or mai161calion of provisionl. 121 Aay person reliiing as a diarity Iruslee is eligitrjle for re8ppointrnenl. A charity trusloL' who has served for Ilhreel ¢unbPG4ltive lern?s may nol be reappointed for a Ilourthl bonsec£Jtsv* it>rn? bul niay be reappoint¢gd after an inleryal ¢)f Ji leèsi lono yp¥rl.I 13. Taking of decisions by charity trustees Any flec4sion may bo laken either.. al * mefflin9 01 the th81ity trusiees, or by resolukon ln wrtling or electronic lorm agreed by •ii (If Ihe charity trustee$, whi¢h may coinpiise either a Slfigle documenl or several t$04wments cliniaining Ihe Ipxl rjl ltte resolUt￿rn in like forn) lo each ol which one or n)UTe ¥harily Irlislpes has sNJnrfied Ih&r agreemv.t)I 14. Delegalion by charity trustee$ The charrty Iruslpes mthy <3ny uf Iheif P(trVrt.Ys or functions lo a committee or Gommiltpe< and, ,.1 tt￿Y dts, they shall dètermine Ihe Iyrms and ioneJ*lions oli vthirh the ddegation Is mede The ¢hariiy irustees nin.s ft)i adm14sion lo. an(J lemination ol membership of 8ny sijrth clas$ 91 mi.'mbp.rs 121 OiheT refergnces in this fnfl$litulioii 10 ' n7ernt￿.r4' an "ttipmbw51iip do not apply lo iion-vtslino meTrib8rs anrj non-volinp mpmbers rto nol qu8trfy',1.4 meml)ers I(￿ aiiy purpose under Ihe Ch¥ffjies Acts. Regiila:.ions o-, Dissolution Regulatsons.I 18. Decisions whi¢h must b• madfr by the members of the CIO Any decision lo. ia) an)ei)d the ¢on$litutson ol the CIO.. Ibl amalgamate the CIO with. Of Iransfor 115 undertaking lo. one or more 0lheF CIOS. In accrJT'dance wilh the Charities AGI 2011, ot Icl wind up or dsssofve Ihe CIO Iinf:ludinq ¢ranslernng ils blisiness lo any other ¢haftlyl musl be made by d resoluiiort ol Ihe D￿rn￿er$ Of Ire CIO (father than a fesolulioii ol the ¢harily trusl¥es1. 121 Decisions ol the members may bo made either. lal by resdulion al a general meelirw,. or Ibl by resolulion in writing, in aCCo￿anCe wilh sub-clause 141 of this dause. 131 Any decisinn 5pec.rfie# ￿ sE*b.cl￿$e l i I nl Ihis clduse. I￿USt niade In accordanc? willi Il* provisK)ris of dause1281 lamendmenl of con8lilutionl. clause l?91 IVoluniAry win(hng up or dissolulionl. or the Ewovisions ol the Chanltes Arl 21111. the General Rf.wlalions or Ihg D55soSulion Reoulxlitfrns apr)li¢able. Those provsstons reouiro IhL> iesoltstion to he agrefxl by a 75010 majolily ol those members volinq al a oeiieral meoting. or agreed by ali members irt wr(ling. 141 ExLepl wl)8re a resolulff>ii in wrilino tnust he 3greeLt lly all Ihe )enibers. such a fesoltstioii may be 9gre.od by 8 maionty ol all the members who are enliiled lo vole on it Such a resolution shall be offecltve prowrjed th31 <31 a copy of the proposed resoluiH)ri has beeri Gent lo all the members eligible lo vole.. and Ibl Ihv rtqLJired mdjf>r*ly of memlxArs yiJnifii&rJ 118 3oiei4n&nt ￿ thp Ipsolulior7 in a documf3nt.oi tkjcumenls which hre reeeiv8d JI the prinrtsi)al (Jlfu wilmifl tIJL period ul 28 days beginning wlh the circulaiion date. The document 51qnifying a member s agrp@menl mijsi be aulhonli¢aled by Ihi'ir signaluru. l)y a Slalen?i!ni .')1 their Identity ac¢omphnyiny the dnr.iJnieiii. or in.su(".h rather manner as Ihe CIO ha$ 5pecili&xt. The resolution In W￿ling rnay compftse Sevefal copieg Iv whith one or nK)re membÈts bas sFgnll￿d Iheif 8gfeemenl Eligil)Ilily lo vote on the resolijlion is limited to members w#0 are rneint￿.rs of the CIO on Ihe dale when Ihe proposal Is Iirsl circulated 19. General meetlngs of members Calling of g•n•ral meètings of members The charity Irusteex may de￿gr￿1￿. any of Iheir n**eiinps as ? q￿>￿ra1 icetiThJ ol (he MoM￿lS ol Ihe CIO The puw%o. 91 su¢h.4 mi*tinq tr$ lo dI￿arge any bLtsines5 which musl by Iw he diyhaf£J￿j b¥ reS￿￿1m)n of Ihe Men￿)¢T$ of Ihe CIO as spe¢iheW. In È Iljl ID8cision4 *A**ich musl be made hy Ihe mfimbe.rs ¢Jf Ihp. CIO). 121 Noti¢e ol gonpral meètings of membtrs lal Th8 minimum pgnod ol noliee rouuire¢J to hold J general meeting fjl the rnemtjp.rs ol the CIO *$1141 day% 12 Ibl Except where a specilred period of noti￿ is sln¢lly requiied by another clause In this coiislilu1￿￿, by Ihe Charit￿S Act 2011 or by Ihe Goneral Rtgulalions. a general meeting fflay be ralled by shorter notice if il is so agreed by a majority of Ihe member5 01 CIO. Ic) P¥oof t1￿ an onvetopè containi1￿ <1 no1￿& prnpwly ddTrssed. prepaid po*ioil. ot Ih318n *le¢tronic forni of notice was w0￿rIY add￿$sed and sei#. sliaii bo gnclLt51ve evilen¢e ihal Iho fFQticg was gwen Nolte shall be deemed lo be given 48 hours ?Iler il was posted or sent. 31 Proceduro at general meeting5 01 m8mb•rs The pmvisions in clause 15121.141 governing the GhairwKJ of meetirxJ%. procedu￿ at meeh.rys and Ppl￿n$ under c&u8es 19 {Gf.a1￿r8l nie•iings of meinbersl 8ri(J 22 lus￿ ol clecironic rornmuiiLéliuiisi For GIC)s inlending 10 ii?clutlt Iliese s)OWP.t% ii? Ihp.Ir Lonslitullon￿. w recommend Ihat you use the follo￿￿9 wording. Notes on these claus8s are included with the explanatory notes accompanyin(J lh8 clauses in IhÈ model. General meetings of members {41 Proxy voting (al Any meml>er of the CIO may èppoint anoimer per%f>n as roxy lo trxerrbp. all ty any ol Ihai fflenitsw's rlqnls lo 811èn¢. speak 8iKI vol¢ a 9enei.al nieeiing of Illf.. LIO Proxies musl be appointed by a nots.ce iii wnting (a 'proxy nolice") whirh.. stales the name and address ol the member appointing ;he proxy.. lill Idenlines the person appoinlp(J lo he 11?dl rnember5 proxy and Ihe general in rela140n to which Ihal pefson is appowiled." s sigr7ed by or bohJll of thè niL'nibei dpyoinling Ihe proxy or Is aulheniicated Ir> sts¢h iiiaiin*r t48 the CIO may deierrr*ine.' and livl 15 (lelive￿d lo the CIO in acc'ord8n¢y. wilh thy conslilulion and *iny insliw,Iif)ns cttniainpd tn the t)olto of the qener¢il meebng to wh*rli Ihtyy iolate. Ibl The CIO may roqu*re proxy notices lo b+. delivefgd In a particular form. and may ¥pectly diffei•.nl lomis lof diNerenl Piirposes. Icl Proxy nokn.ces may Ibul do r￿1 liave tol 5pecily l￿W lh¢ proxy appoinicd under IhÈm Is io volp ltsr that Iho proxy is to abstain Irum vulingl oft line or rnow rLh. 501uliuiF5 (dl UnFe¥s a proxy notice ilxlicates otherwise. Il Inu_%1 be I￿ated a$.. allowiryJ Ihe person appointed under rt as H PTOXY dis¢ret￿n as lo how lo vote on *ny aiirillary or r￿d¢J[al resoluiityts ￿11 to meeiiii9 (ill aDpoinling Ihal p&rsoi) as ? proxy in Felalion lo any adiournmenl ol the general Meeti￿.g i() which il relates as ￿11 as Ihfj mepiino Iise 19 lel A member whr) i.s enliued lo allpjid $11e8k or vole ieillw tyi a show of hai)ds 01 on a polll ai 8 geiioral ineeliiig remaiiis 50 8nlilled iii respect ol that n)eeting adinurnineni of It. even Iholtgh a valifl proxy noiice has IkW.ii delivered lo Ihe CIO by oi on behalf ot th81 meryiber 11) Ai) apg4)iiilmenl under a prDXy notice fflay ￿ revoked by delivering io the CIO a notice In wrjling given by or on behall ol the menlber by whom nt on whose behalf Ihe proxy noti￿ was given. Igl A nobct revoking a proxy appoii?Imeni only la&es effecl il il is ¢Jelivered befo￿ the start ol the n*eliiig or adjourTre(J meelrng lo which Il ￿l¢lleg (h) If a proxy notice is ftol slgned or aulhenlic8led by the member appoinling the proxy, il must be aCr￿panied by wrillen 8vidpnce Ihal Ihe persoii who sigp,ed or aulhenlicaled it on thai rnen7ber'% t)ehall htsd aulhorily lo do so. {51 Postal Votln9 (a) The CIO may. Il the charity Iruslees so decide, allow the membw% io vole ty post or eleeironie mail 1-6m8il-I to ek)ct charity triislees or lo make el decision oli any m8ller thai Is being derid8d ai a genefal meeling ol Ihe members Ibl The charity triislees mvsr appoiiil al leasi Iwo persons independent of the CIO lo serve as suulineefs lo supervise the conducl ol the poslallemail ballot and the counliffj ol vole5. Icl If postal andior em811 votir¥J ts lo be 4llowp.d on a matter. the CIO musl s&niJ lo memheT5 of t17e CIO nth *s% than [21] day5 before Ihe deadline lor re*ipi ol voles casl tn this way. a notice by emyil. if lh* member has agreed to ieceive nolices in Ihls way undor plauso1211 (Use ol ele.ctronic communicalion. inf.luOsng an explanat￿n ol the ol ihp vole arid the voting procedure lo be followed by the niemb¢r. and a voting fomT r£pabè nf bETrny relijrnpd by efftail or posi Io the CIO. ¢onlairiing delai15 01 the rÈsolulion being pui lo a ￿0¢e. or ol rhe candldates loi election. as api)Iicable', lill a n¢)tiLe by post lo all Olher memtJe.rs. Inrluding wriitpn pxpl3n*ian ol Ihe purpase ul vostal vole and the vobno pfntertwe 10 tK. lallowed by the mpmbei.. and ? postal Volifw Inmi c.ufjtaining t5etaJls ol the re*dtrt(ory b&inq i)Lil io a vcjle, or of Ihp candidt)tes loi ele¢fionh f1s BPI)tiGiEbk.¥ IL Idl The Voling proceflLtre must ieousre atl fomis relL*ined by posl lo b& in an envelupe with I￿ inembp.r's name arid signalufe, 8nd nothing else. on Ihe oulsKI8. iIISifle another ènvelope a(Jdressed In'l"he Sewiinp.ef% lor Inaino ol CIOI.. al the CIO'S prrneip41 off￿e or %uch olhei posll¢ l ail(Jrp5s as is specified In Ihtr voling Dror*dure. {el The vuting procedu￿ for voles cast Dy email musl require the mernber s name lo b& at (he lop of Ihe email. 8nd the eni#il musi bE aiilhenlicaled iri the manrier specified In Ihg voling procedtsie. 111 Emall voles must be returned to an email Address used oi)ly lor this puipose and niusi be 3fGe8bed ottly by a scrulineer Igl The volir¥J procedure sperlfy the clobing d£il6 and time lor receipt ol voles. and ft7USt 8late that c+ny voles eived aller the rlosiog date or wi comptyin(J wilh Ihe Voling i)rocedur& will be inv8lid 3nd nol be rotifiltsrt. Ihl The $cruiineets miisi make a list tsl ilames uf iii&iiibefS ablinll Vdli(f voles, and 3 se￿r￿le Ipsi ¢1 mfynibv.ls r,asliriF volos wliich were Iiivhlid Tlese lists rDiist Iw pri?4.'upL to a Lh¢irily twst*.e 01 olhef oer50n ovprseoin adnlissrtin tv, anEI VDlin9 al. IhL yenerdl ￿￿elIng. A membeT who has cast a valid ixfftsldl L)r pmail Vole musi not vole al the me￿.11p*j, ond ry7u$t nol be ¢DunteiJ In ino guoiuni loi arw klart pl the meoliiirfJ OIT whJt-,h Iui ¥he or Il as rilwady cast a valid voi•. A mL1Th￿.[ wliv hls r￿st an InvNlid vole by pusl or emdll 14 ¢ilk)we(I tv vnl*A al thi: meeting ana counls towards (Iiiorum, For postal voles. the 5crulineLirJ musl relairi 11 internal envelopes {Mlh Ihe iiipinber s iiJmo 8nd Sjgnalurei. For email voles. th¢ scrulineèrs sniisl cul off and retsin any part of the email th81 inrlu(Je¥ Ihe member s n8n76. lil each ¢a5e, a s¢rull1l￿ ITiusI record on this evidence ol the. memts8r s namv. that (he ¥ole has b$￿7 COLlllted. or il Ihty vote hats been declared Invai*d. the reason fEir such deckaialio lj) Voles casl by post or email mu*1 be couiiled tly all rhe scrutineers belore the meelino at whirh th¥ bole is lo bo takon. The smilinÈers mil.￿1 prc>vide Ic> iliv P￿ry￿On chairing the meeting writlen cuiifimiatroti rjl tli number of valid voles receiv¢d by posi ano 011l(til and the nuinber of votes Teceivetj wliirth werp InvÉilie, Ikl The scruiineer5 niusl nol disclosp. the result of Ihe pO￿t￿lI.emaiI ballot unlli after voles laktn by hdn41 or by pr)11 al the mepling, or l)y poll after the rnec41ing. have counle(S. Only Ji this wint shAII tho st.ri*lineèrs declare tho result of the valid vole8 received Ihe6e vole% shall be induifed in Ihp (kjclaralion ol lh& result of ihe vole. Following the final declaraiion of th¢ result ol Iho vole. the scrulineer8 musl provide io fi r.hArity Irusioe Iir other aull)ori*•ed person buntsth CQillAining the Rvtié*.nc& ol members stsbmillinij valid t)08lr?I vnles.. ev￿e1￿..c' ol membors submilling valld emAil vthtes evidL)Iirp. of invrilid votes.. the valid votes, and IhL' iiivatKI volw. Im) Any dispute atx)ul ¢ondiict ol <1 Wstal ￿ email ballni must mferred Inrlially 10 a panel sel up hy the chanty InJsl*s, lo cons*sl (?{ Irusleps ani7 persons IndeperKleni of Ihe CIO. 11 the dispute canrs01 salislaciorily resolved by the panel, Il mltst be releiied lo the Elerloral Reforni Serv￿e8 Use of electroTric communtcations 121 To thè CIO Any mernboi OF charily trustee ol the CIO may communicat?. electronically with the CIO to cin addfess SPfJcilied by lh* CIO for the purpose. 50 kjng as the crynrrfunl￿Jll0Tr i¥ authenlicaled in a manner which Is salisfaclory lo the CIO. 13) By the CIO lal Any m¢mtseT oi charfly Irustev of the CIO. i)y iyc)viding the CIO with his or her email aii by ¥vriiiefi r&soliJiion or Poslal vote in 4)croidance wilh tl)e CIO'S otswers urKJer claloe 18 Imenibers de¢.f$innsl, 18141 (Deasions taken by resolulion in wrilingl, Of Illhe provisions for postal volingl lil you have Included Ih15 Qplional provfsion, please insert the correct clause numbei her811. Icl The charity Iruslees mu$l- lake ￿8$On￿e steps to ensiir¥ Ihal meml)ws and ch&rity tnisleps are prtsmplly notified ol Ihe putAiealion ol any such ￿tice w proposal.. and send 8ny such rTrolice or proposal in hard copy lom lo 4riy meml)er or chanty Iruslee who has not corisenied to rerEive conimunicalions In eloclri)nic form. 23 Crown rnpwiohl 2CII ! This publ￿at￿n (excluding the Royal Arti1% and deparlmenlai logos! may be reproduced free ol char(Jp In fom?ai or niediijni prc)vi(Jed Ihat rt Is reix¢ySured raleiy and ￿￿t USO(I In a Mk%￿￿oI￿9 CV41exL The m8leJial rnusl be &ki)0￿e￿￿ert,?S Crown ¢opyrighi anrf Ihp. till* ol Ihe piitsitclti().: 5￿C.11* Excellencia Aid Foundation IXCELLENCIA AID FOUNDATION UNI fED KINGDOM LONDON etfinfos.uk@gmail.¢om EXCELLENCIA core purpose is, The purpose for which EXCELLEIVCIA is being established according to the law of England and Wales as The promotion of sustainable development for the public benefit by the prevention and relief of people in poverty, in developing countries in particular but not exclusively who are affected by climate change by the provision of sustainable Agroforestry practices, othersforest management strategies and cleon water in order to enoble them to generate sustainable environmentallyfriendlyfood production, sufficient income to meet their basic needs and mitigate climate Change Sustainable development means "development which meets the needs of the present without compromising the ability offuture generotion5 to meet their own needs. I) WHAT EXCELLENCIA WILL BE DOING The promotion of sustainable development for the public benefit by the prevention and relief of people in poverty we will work to create thriving ,sustainable communities in developing countries in porticulor but not Excellencia Aid Foundation Charitable Incorporated Organization EXCELLENCIA AID FOUNDATION UNITED KINGDOM LONDON etllnfos.uk gmail.cvm FXCELLENCIA EXTENDF.D GOVFRNANCE POWERS PFRMITTING TRIISTEF.S BENEI FIT Ex￿llenCia Aid Foundation Extended Governance powers pennitting trustees benefil is calculated to further its purposes or is conducive or incidental to doing so. 1) Excellencia Aid Foundation has power to employ or remunerate Trustee provided that a majorrty of the trustees do not benefit in this way 2) Benefrt means financial benefit direct or indirect which is either mon8y ,or salary. or wages or ha$ monetsry value 31 Employ means recruit ,or appoint ,or supply of Goods, or supply of services. or hiring ,or use of IT expertise , or Consullancy, or Work, or Employment {in Full or part time term ) in retum of benefi￿ . 4) Ex￿lI￿nCIa Aid F¢wndation board of Trustees is composed with Non Executive Trustees and Executive Trustees Are tollectively and Share ultimate responsibility for governing, decision making and directing how Excellencia Aid Foundation 15 managed and run . EX￿llenCIa Aid Foundation board ofTrustees must implemenl good goveman¢e to promotes transparency and cuMure where èverything works towards fulfilling ExGellencia 'd Foundation's vision, mission and object., Excellemcia Board of Trustees INon Executtve and Executive trustees I meet four times a years leach quarter of year } to discharge their legal duties and requirement 5) Excellencia Aid Foundation s Non Executive Trustees are not involved in implementation of day to day Charity work or operation and are part of and form non executive committee .( with Non Executive Chair I 6) Excellencia Aid Foundation s Executive Trustees have got extra role for the best interest of Excellencia Aid Foundation . are involved and are employed by Excellencia Aid Foundation to implement day to day Excellencia Aid Foundation worf( or operation and form or are part of Executive committee supported by staffs and volunteers to implement and achieve Excellencia Aid Foundation vision, mission and objert I with Executive Chair l. 71 Excellencia Aid Foundation Non Executive trustee can become Executive trustee and vice versa complying with the resolution properly passed by Board of Trustees dealing with circumstance5 occurred impartially in good faith and in the best interest of Excellencia Aid Foundatioll and subject to the provision of clause l of Excellencia Aid Foundation extended governance power 81 Managing conflict of interest A ) Excellencia Aid Foundation Board of trustee is balanced in such way that Non Executive trustees must always be in majority and Executive trustees In minority complying with c12use l of extended governance powers permitting trustees benefi't. Bl Excellencia Aid Foundation Non Executive Trustees role is to scrutinize,to challenge,to control .to evaluate the performance of Executive Trustees ,satisfy on financial report,mitigate conflicts of interest. Cl Non Executive trustee overseeing intemal audit committee, remulleration committee, and others committees delegated by board of trustee and subject lo the provision of clause 14 delegation by charity Trustees DI. Excellencia Aid Foundation will appoint or recruit independent external auditor and accountant for an independent review (financial , governance and all others areas l and result of the audit will be published in annual report for stakeholders confidence. El Non Exetutive Trustees are reimbursed legitimate trustee expenses complying with Excellencia Aid Foundation trustee5 expenses policy and procedure and charity commission guidance Iccii I EXCELLENCIA hiD FOUNDATION VNITEO KINGDOM LONOON elfinfos.uK@gmail.com and maximum Annual set budget and or allocated Fl Excellencia Aid Foundation Executive trustees are involve in day to day operation. implementation of charity work. Excellencia Aid Foundation Executive trustees are appointed or recruited by the board of trustees aim is calculated to further its purpose5 or is conducive or incident31 to doing $0 Gl Executive Trustee5 appointment or recruitment by the board of trustees Should be done for the best interest Excellencia Aid Foundation Taking into account commitment and or skills and or quallfication needed to achieve Excellencia Aid Foundation mission, vision and object. When reaching decision to appoint and or employ trustee, Excellencia Aid Foundation board of trustees must balance the advantage of employing tharity trustees against the disadvantage of doing so the reason for the declsion should be recorded by the charity trustees in the minutes book IL HI Charity trustee appointed should not gain inside favour or influenced post to be created specially to benefit him . Charity Trustee appointed does not vote on any such matter and is not to be counted whe calculating whether 3 quorum of charity trustees is present at the meeting Therefore the Charity Trustee is absent from the part of any meeting at which there is discussion of tho proposal to enter into contract or arrangement with him or her. And other Charity trustees are satisfied that it 15 in the best interest of Excellencia Aid Foundation to employ and appoint charity Trustee rather than someone who is not a charity trL¢Stee or connected person . IIExecutive Trustee5 are subject to clear job description and agreement and others details properly recorded in writing conducted by remuneration committee ,and agreement may also be executed in accordance with clause 21 . And other5 Trustees are satisfy that is in the tjest interest of Excellencia Aid Foundation the maximum amount of benefit is properly recorded in minute book ?nd in a written agreement between the CIO and the charity trustee or connected person the amount or maximum of the bonefit for the employment doe5 not exceed what is re250nable and represent value for money. 81 Sui Generis Excellencia Aid Foundation board of trustees will appoint executive trustee and or connected persons Trustee , or trustee of connected person concerned to absent himself to the meeting, After a decision on recruitment or appointment is reached by Excellencia Aid Foundation board of trustees then and there the matter is passed to remuneration committee to finalise others details l job description, benefit, duration..... or connected person . associating trustee or trustee of connected person EXCF.LLEIYCIA AID FOUNDATION UNITED KINGDOM LONDON effinlos.uk@gmail.con7 91 Prior implementation of Trustees decision or resolution using Excellencia Extended Governance powers permitting Trustees benefits , including any future change or update is subject to prior authorisation from Charity Commission or Court EXCELLENCLi 41D FOUNDA TION NITED KINGDOM LONOON eirinfos.uk@gmail.com EXCELLENICIA FOUNDAYION Y'IIGDDI.I LONI)ON L) A///AJ6TAAJI(¥A (R) + Flk147 O£&ag co I niK& 4kEvb y i FiftBtly Tmstees are happy that Ex￿llenGla Aid Foundation details and Infonnal￿￿S in Barclays Bank are updated th6Trro￿ Ex￿llenGia Aid Foundat￿￿ can apply for Othe￿ products or senil￿S rfneeded r&fe￿n to Ba￿lay8 letter of 16 Ma￿￿ 2025,. Twstees dI￿tionS a￿ to get field operdtions aulhorizations fi￿t which ￿11 detennine Glearty and h￿hlIghted the pmgram or [￿S n￿￿ery planned in Republic DemocTrtic of Congo > Barclays charity support team. ￿stitIOn fmm Chair Hubert Badibangi Ntanganika following phone call on 7 rna￿h 2025 Gontacting Barclays Bank ￿gardIng Barulays supporting Chanty team in internat￿nal context , Hubert Badiabangi Ntanganika can confimi that Ba￿layS support team th Yea￿ of experience a￿ eager to support Ex￿llen￿"a Aid Foundation to deliverits pu￿oSe8 Feedback fmm Congolese Embassy in UK ,Ex￿llenCla Aid Foundation did not ceive feedback from the Congolese Embassy so follow up strategy of task forBe ,field fo￿e,'bO0ts in ground is made as contingency plan . > TASK FORCE.FIELD FORCE 800TS IN THE GROUND fnjstees dec￿ed for appointen7ents and recnitements St￿tegY > fiDm the time being are appointed 1 CELINE MBUYAMBA KABALUAPA is appointed as Excellenoacia Aid FoudaÉion Legal ￿preSentatiVe of Afnca region operations based in Republic Democratic of Congo to follow up all legal process this is a level 1 appOinteMent,therefo￿ authority letter fmm EX￿lleCia Aid Foundation to be issued to enable our new app￿ntee to deliveron TASK expected ,also to be highlighted this is a three months volunteenng task renewed one time not exceeding &x months of Volunt￿ring prior of paid contract to be negociated . 2 DESIRE BADIBANGI NTANGANIKA is appointed as Excellencia Aid Foundat￿￿ head of ￿nd￿lSing assistant of Chainnan tasked to assist ovetseeing operations and digital fvnd ￿lSing ,'IT,Events and Web site therefo￿ authority letterfmm Excellecia Aid Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected,also to be hohlighteo this is a three months volunteering task ￿neWed one time not ex￿edIng six months of volunteering prior of paid contract to be negcKiated 3RODRIGUE MA YEMBA MA TADI is appointed as Excellenu"a Aid Foundation fi'eld operator associate in charge of managing and monitoring field opeTrtions of Excellencia Aid Foundation OVe￿eeS daily activthes on remote locations making sure that all operabons a￿ Nnning at peak efficiency and according to plan ,addIÉ￿na1IY colleGling data ,'pmviding infom?ations and ￿$oU￿eS needed for the operat￿nS the￿rore authoiTty letter fffjm EX￿lleCia Aid FoundatK)n to be issued to enable our new appointee to deliveron TASK expected,also to be highlighted this is a th￿e months vOlunt￿n￿g task renewed one time not exceeding &x months of volunteering piiorofpaid contract to be negociated . 4 . DONDI KABALUAPA NTANGANIKA is appointed as Excellenciacia Aid Foudation assistant Legal representative of AfrIGa region opeTrtions based in Republic Democratic of Congo to follow up all legal prt￿$s this is a level 1 app0lntement,the￿r0re authority letter from Excellecia Aid Foundation to be issued lo enable our new appointee to deliver on TASK expected,also to be hohluhted éhis is volunteering oppointement . 5GEMIMA BALEBUA NTANGANIKA is appointed as Excellencia Aid Foundation head of fvndraising assistant of head of fundraising tasked to assist Ove￿eeIng opetstions and digital fund ￿lSing ,'IT,Events and Web sile therefore authoity letter fmm ExTr116cia Foundation to be issued to enable our new appointee to deliver on TASK expected,also to be highlighted this is a volunteering appointment . > Trustees decided that comming up more app￿ntrnenÈS and ￿Cn4￿Me￿ts to be done to enable EXellerpC￿ Aid Foundation to deliver lo its pU￿oSe 2A08 Trustee MIKE HARVEY KISUKA as suggested operation in Burkina F050 which is cost effective more operation detoits neededfor Trustees decision making To be Updated .' Excellencia Foundation web site , D￿rtaI fund raising and IT Reminder Excellence Aid Foundations objective is to plant millions t￿eS to p￿vent and relief of people in povety affeGted by climate change . (sustainable Environment) The next meeting The next meeting date to be ag￿d by all tnistees aNOi ￿00￿NE￿ (WINn ￿￿1vaNnO4 aiv vI)NST1￿X￿ Constitution of a Charitable Iii.. orporated Organis-" lioft whose only voting members are its charity trustees EXC£LLEI¥CI AID FOUNDATION IANITED KINGLX)M LOND mailLfyii Orgiani are it5 C Constitution d'une Organisation Caritative Incorporée {CIO) (Dollt les seuls membres votants sont ses administrateurs) (Modèle de constitution << Foundation >>) Date de la constitution (dernière mise a jour) . 8 juillet 2019 1.Nom: Le nom de I'organisation Caritative Incorporée (la a CIO >>) est: EXCELLENCIA AID FOUNDATION 2. Localisation nationale du siège principal La CIO dolt avoir un siège principal en Angleterre. Le siège principal de la CIO est situé en Angleterre. Athesse . 97 Bradfield Drive IGI19AP 3. Objet(s) Les objets de la CIO sont les suivants . (voir I'annexe a la dernière page pour la version complète des objets). Aucune disposition de cette constitution ne dolt etre interprétée comme autorisant I'utilisation des biens de la CIO a des fins non caritatives, confomjément . a I'article 7 de la loi écossaise de 2005 sur les ￿UvreS caritatives et les investissements des fiduciaires (Charities and Trustee Investment (Scotland) Act 2005), et a I'article 2 de la loi nord-irlandaise de 2008 sur les ￿UvreS caritatives (Charities Act (Northern Ireland) 2008). 4. Pouvoirs La CIO a le pouvoir d'entreprendre toute action pemlettant de pr ses objectifs ou qui y est connexe ou accessoire. En particulier, la CIO a le pouvoir de . ouvo ( l} Emprunter de I'argent et grever tout ou partie de ses biens en garantie du remboursement de I'emprunt. La CIO dolt se confornier, le cas échéant, aux articles 124 et 125 de la Charities Act 201 I si elle souhaite hypothéquer un bien immobilier . (2} Acheter, prendre en location ou en crédit-bail, acquérir par échange, louer ou autrement acquérir tout bien, et I'entretenir ou I'équiper pour son (3) Vendre, louer ou autrement disposer de tout ou partie de ses biens. Lorsqu'elle exerce ce pouvoir, la CIO dolt se confornier, selon le cas, aux articles 117 et 119 a 123 de la Charities Act 2011. (4) Emploi et remunération du personnel. La CIO peut employer et rémunerer le personnel nécessaire a I'execution de ses missions. Toutefois, un administrateur {charity trustee) ne peut etre employe ou rémunéré que dans la mesure autorisee par la clause 6 (Avantages et paiements aux administrateurs et aux personnes liées>, ainsi que conformément aux dispositions élargies de gouvernance figurant au verso. {5) La CIO peut déposer ou investir ses fonds, recourir aux services d'un gestionnaire de fonds professionnel, et faire en sorte que ses investissements ou autres biens soient détenus au nom d'un tiers {nominé), de la meme manière et sous réserve des memes conditions que celles prevues pour les fiduciaires par le Trustee Act 2000. 5. Utilisation des revenus et des biens ( l) Les revenus et les biens de la CIO doivent etre exclusivement utilisés en vue de la réalisation de ses objectifs. (a)Un administrateur peut etre remboursé sur les fonds de la CIO, ou régler a partir de ceux-ci, les dépenses raisonnables engagées en bonne et due fornie dans le cadre de ses fonctions pour le compte de la CIO. (b)Un administrateur peut béneficier d'une assurance responsabilité civile (indemnité fiduciaire) souscrite aux frais de la CIO, conforniément aux dispositions de I'article 189 du Charities Act 201 I, et sous réserve de ses conditions. (2) Aucun revenu ni bien de la CIO ne peut etre versé ou transféré, directement ou indirectement, a un membre de la CIO, sous fornie de dividende, prime ou autre avantage a caractère lucratif. (3) Aucune disposition de cette clause n'empeche un administrateur ou u personne liee de recevoir un avantage ou un paiement autorisé par la clau 6 (voir dispositions élargies au verso). 6. Avantages et paiements aux administrateurs et aux personnes Ilées (l) Dispositions génerales Aucun administrateur ni aucune personne qui lui est liée ne peut . (a) acheter ou recevoir des biens ou services de la CIO a des conditions préférentielles par rapport a celles applicables aux autres membres du public zts I￿0Z J (b) vendre a Ia CIO des biens, des services ou un intéret dans un bien imn]obilier . (c) étre employé par la CIO ou recevoir une rémunération de sa part ' (d) recevoir tout autre avantage financier de la part de la CIO ' a moins que ce paiement ou avantage ne soit autorise par le sous-paragraphe (2) de la présente clause, ou par une décision de justice, ou encore avec I'accord préalable écrit de la Charity Commission (<< la Commission >>). Dans cette clause, un << avantage financier >> signifie un avantage, direct ou indirect, exprimé en argent ou ayant une valeur monétaire. (2) Portée et pouvoirs autorisant les avantages au profit des administrateurs ou des personnes liées (a}Un administrateur ou une personne liée peut bénéficier des services ou avantages de la CIO en tant que bénéficiaire, a condition que la majorité des administrateurs ne bénéficient pas de cette manière. Ib)Un administrateur ou une personne liée peut conclure un contrat avec la CIO pour la fourniture de services, ou pour la fourniture de biens en lien avec la prestation de services, lorsque cela est pern]is conforn]ément aux articles 185 a 188 de la Charities Act 201 I, et sous réserve des conditions qui y sont stipulées. (c)Sous réserve des dispositions du sous-paragraphe (3) de la présente clause, un administrateur ou une personne liée peut également fournir a la CIO des biens qui ne sont pas liés a une prestation de services fournie a la CIO par cet administrateur ou cette personne liée. (d)Toute opération financière, y compris un pret octroyé par un administrateur a la CIO, dolt se faire a un taux raisonnable, qui ne peut excéder le taux d'intéret directeur de la Banque d'Angleterre (également appelé taux de base). (e)Un administrateur ou une personne liée peut percevoir un loyer pour immeuble loué a la CIO, a condition que le montant du loyer et les autr conditions du bail soient raisonnables et appropriés. L'administrateur concerné dolt se retirer de toute réunion au cours de laquelle une telle proposition, ou les modalités du loyer ou du bail, sont discutées. (fjun administrateur ou une personne liée peut participer aux activités commerciales et de collecte de fonds ordinaires de la CIO, dans les me conditions que les autres membres du public. (3) Paiement pour la fourniture de biens uniquement- mesures de contr61e zci Un administrateur ou une personne liée peut fournir des biens a la CIO sans prestation de services associée, a condition qu'au moins l'une des conditions suivantes soit remplie (a) Le montant ou le montant maximal du paiement pour les biens est précisé dans un accord écrit entre la CIO et I'administrateur ou la personne liée fournissant les biens (appelé 11 le fournisseur >>). (b) Le montant ou le montant maximal du paiement ne dépasse pas ce qui est raisonnable dans les circonstances, pour la fourniture des biens concernés. (c) Les autres administrateurs de I'organisation caritative confirment qu'il est dans le meilleur intéret de la CIO (Organisation Caritative InCO￿oree) dc conclure un contrat avec le prestataire, plutot qu'avec une personne qui n'est ni administrateur ni personne liée. Pour parvenir a cette décision, les administrateurs doivent mettre en balance les avantages de contracter avec un administrateur ou une personne liée, et les inconvénients éventuels d'une telle décision. (d) Le prestataire concerné dolt s'absenter de toute partie de la réunion durant laquelle la proposition de conclure un contrat ou un arrangement avec lui (ou avec I'entité liée) concernant la fourniture de biens ou de services a la CIO est discutée. (e) Le fournisseur ne participe a aucun vote sur cette question et n'est pas comptabilisé dans le quorum requis pour que la réunion des administrateurs soit valable. (fj La justification de cette décision dolt étre consignée par les administrateurs dans le registre des procès-verbaux de la CIO. (g) Une majorité des administrateurs en fonction au moment de la décision ne doivent pas percevoir de rémunération ni béneficier de paiements autorisés par la clause 6. (4) Définitions applicables aux sous-clauses (2) et (3) (a) L'expression << la CIO >> inclut toute société dans laquelle la CI (i) détient plus de 50 Q/0 des actions ' ou (li) exerce plus de 50 % des droits de vote attachés aux actions ' o (iii) a le droit de nommer un ou plusieurs administrateurs au con d'administration de ladite société. (b) L'expression << personne liée >> comprend toute personne entra définition précisée a la clause 30 (InteTprétation). 7. Conflits d'intéréts et conflits de loyauté Un administrateur de la CIO dolt . ( l ) déclarer la nature et I'étendue de tout intéret, direct ou indirect, qu'il ou elle détient dans une opération ou un arrangement envisagé avec la CIO, ou dans toute opération ou tout arrangement déja conclu par la CIO et non encore déclaré . (2) s'absenter de toute discussion des administrateurs lorsqu'un conflit d'intérets potentiel est susceptible de survenir entre son devoir d'agir exclusivement dans I'intéret de la CIO et tout intéret personnel (y compris, sans s'y limiter, tout intéret financier). Tout athninistrateur qui s'absente d'une discussion conforn]ément a la présente clause ne dolt ni voter, ni etre comptabilisé dans le quorLlln requis pour toute décision prise par les administrateurs sur la question concernée. 8. Responsabilité des membres en cas de dissolution de la CIO Option I Si la CIO est dissoute. les membres ne sont pas tenus de contribuer a ses actifs, ni personnellement responsables du règlement de ses dettes ou obligations. 9. Administrateurs de la CIO (l) Fonctions et devoirs des administrateurs Les administrateurs de la CIO sont chargés de la gestion des affaires d CIO et peuvent, a ce titre, exercer tous les pouvoirs conférés a la CIO. Il est du devoir de chaque administrateur . (a) D'exercer ses pouvoirs et de remplir ses fonctions en sa qua d'administrateur de la CIO de la manière qu'il juge, en tout foi, la plus a méme de promouvoir les objectifs de la CIO . (b) D'exerceT, dans le cadre de ses fonctions, toute la diligence compétences raisonnables, en tenant compte notarnment . (i) de toute compétence ou expérience particulière qu'il possède, ou qu'il prétend posséder ' et (li) s'il ou elle agit en tant qu'administrateur de la CIO dans le cadre d'une activité commerciale ou professionnelle, de toute compétence ou expérience particulière qu'il est raisonnable d'attendre d'une personne eXe￿ant ce type d'activité. (2) Conditions d'éligibilité a la fonction d'administrateur Tout administrateur de la CIO dolt etre une personne physique. Aucun individu ne peut etre nommé en tant qu'administrateur de la CIO: et les s'il ou elle est agé(e) de moins de 16 ans . ou s'il ou elle serait automatiquement rèvoquée(e) de son mandat en vertu des dispositions de la clause 12(1)(e). Nul ne peut exercer la fonction d'administrateur, que ce soit a sa nomination ou a toute ré-nomination, tsnt qu'il ou elle n'a pas reconnu expressément, de la manière décidée par les autres administrateurs, I'acceptation de ses fonctions d'administrateur de la CIO. Au moins un des administrateurs de la CIO dolt etre agé de 18 ans ou plus. Si aucun administrateur n'a atteint I'age de 18 ans, les administrateurs restants ne peuvent agir que pour convoquer une réunion des administrateurs ou nommer un nouvel administrateur. za (3) Nombre d'administrateurs (QOZJ Option I (a) Il dolt y avoir au minimum trois (3) administrateurs. Si le nombre tombe en dessous de ce minimum, I'administrateur ou les athninistrateurs restants ne peuvent agir que pour convoquer une réunion des administrateurs ou nommer un nouvel administrateur. Option Ib . (b) Il n'y a pas de nombre maximum d'administrateurs pouvant ètre nommés au sein de la CIO. Premiers administrateurs de la CIO Les premiers administrateurs de la CIO sont désignés comme suit . Hubert Badiba ngi Ntanganika Muzavu Muza Mike Harvey Kisuka Ces administrateurs sont nommés a vie, de manière indéfmie, ou jusqu'a leur démission ou leur retraite. 10. Nomination des administrateurs de la CIO Option I A I'excq)tion des premiers administrateurs, chaque a(Iministrateur dolt etre nommé par résolution adoptée lors d'une réunion dument convoquée des administrateurs de la CIO. La durée du mandat est de [trois (3) ans], ou a vie, ou jusqu'a ce qu'il démissionne ou prenne sa retraite, selon ce que prévoit la résolution. Lors de la sélection de toute personne a nommer en tant qu'administrateur de la CIO, les administrateurs doivent tenir compte des compétences, connaissances et expériences nécessaires a l& gestion de la CIO. (2) Administrateur(s) ex officio (a)Le [insérer 1¢ poste] en fonction (désigné ci-après comme titulaire de la fonction >>) sera automatiquement (ex officio) administrateur de la CIO, aussi longtemps qu'il ou elle occu fonction. (b)Si le titulaire de la fonction ne souhaite pas exercer la fonction d'administrateur, il ou elle peut . (i) avant d'accepter la nomination en tant qu'administrateur, notifier par écrit aux autres administrateurs son refus d'agir a ce titre ' ou (li) après avoir accepté la nomination, démissionner selon les dispositions prévues a la clause 12 (Retrait et révocation des administrateurs). Le poste d'administrateur ex officio demeurera vacant tant que le titulaire de la fonction n'aura pas quitté sa charge. (3) Administrateurfs) désigné(s) (a)Le [insérer le nom de I'organisme désignateur] (ci-après désigné comme <1 I'organisme désignateur >>) peut nommer [insérer le nombre] administrateurfs) de la CIO. (b)Toute nomination dolt etre effectuée au cours d'une réunion tenue conforn]ément aux pratiques habituelles de I'organisme désignateur. (c)Chaque nomination dolt etre prévue pour une durée indéfinie ou selon les modalités stipulées dans I'acte de nomination. (d)La nomination prendra effet a partir . (i) de la date de la vacance du poste ' et (li) de la date a laquelle les administTateurs, leur secrétaire ou leur greffier ont été inforniés de la nomination. (e)La personne designée n'a pas besoin d'etre membre de I'organisme désignateur. (Dun administrateur nommé par I'organisme désignateur est soumis aux memes obligations, conforniément a la clause 9(1), que les administrateurs, et dolt agir de bonne foi dans I'intérèt de la Cl I l. Informations destinées aux nouveaux administrateurs Les administrateurs de la CIO s'engagent a remettre a chaque nouv administrateur, au plus tard au moment de sa prise de fonction . (a)une copie de la version acthelle de la présente constitution (b)une copie du dernier rapport annuel des administrateurs, des états financiers les plus récents de la CIO. 12. Retraite et révocation des administrateurs de la CIO nsi que (l) Un administrateur cesse d'occuper ses fonctions dans les cas suivants . (a)il ou elle démissionne en notifiant sa retraite par écrit a la CIO (a condition qu'un nombre suffisant d'administrateurs reste en fonction, de sorte a fonner un quorum lors des réunions) ' (b)il ou elle est absent(e) sans autorisation des administrateurs a toutes leurs réunions pendant une période de six (6) mois, et les administrateurs décident que son poste dolt etre déclaré vacant ' (c)il ou elle décède , {d)selon I'avis écrit d'un médecin traitant agréé, transmis a la CIO, la personne est devenue incapable physiquement ou mentalement d'agir en tant qu'administrateur et cette incapacité est susceptible de durer plus de trois (3) mois ' (e)il ou elle est disqualifié(e) pour agir en tant qu'administrateur en vertu des articles 178 a 180 de la Charities Act 2011 (ou toute Téadoption ou modification statutaire de ces dispositions). (2) Toute personne ayant quitté ses fonctions d'administrateur peut etre nommée de nouveau. (3) [Optionnel] Un administrateur ayant exercé trois (3) mandats consécutifs ne peut pas etre renommé pour un quatrième mandat consécutif, mais peut I'etre après un intsrvalje d'au moins un ( l) an. 13. Prise de décisions ar les administrateurs de la CIO Toute décision peut etre prise . Soit lors d'une réunion des administrateurs de la CIO . Soit par résolution écrite ou électronique, adoptée a I'unanimité p tous les administrateurs. Cette résolution peut consister en un document unique ou en plusieurs documents contenant le meme texte, signés séparément par un ou plusieurs administrateurs po exprimer leur accord. 14. Délé ation ar les administrateurs de la CIO ( l ) Les administrateurs peuvent déléguer tout ou partie de leurs pou ou fonctions a un ou plusieurs comités. S'ils le font, ils doivent détern]iner les conditions et modalités de cette délégation. Les administrateurs peuiient a tout moment modifier ces conditions ou révoquer la délégation. (2) Ce pouvoir s'ajoute aux pouvoirs de délégation prevus par le Règlement général (General Régulations), ainsi qu'a tout autre pouvoir de délégation applicable, mais il est soumis aux conditions suivantes . (a) Un comité peut etre composé de deux (2) personnes ou plus, mais au moins un membre de chaque comité dolt etre un administrateur de la CIO. (b)Les actes et délibérations de tout comité doivent etre communiqués aux administrateurs dans le￿ ensemble dans les plus brefs délais raisonnables. (c)Les administrateurs doivent réexaminer périodiquement les dispositions qu'ils ont prises en matière de délégation de leurs pouvoirs. 15. Réunions des administrateurs de la CIO (l ) Convocation des réunions (a)Tout administrateur peut convoquer une réunion des administrateurs de la CIO. (b)Sous cette réserve, les administrateurs détern]inent eux-memes Ics modalités de convocation de leurs réunions, ainsi que le délai de préavis requis. (2) Présidence des réunions (a)Les administrateurs peuvent désigner I'un des leurs pour présid les réunions, et peuvent a tout moment révoquer cette désignation (b)Si aucune personne n'a été désignée, ou si la personne désigné refuse de présider ou n'est pas présente dans les dix ( l O) minutes suivant I'heure prévue de la réunion, les administrateurs présents peuvent nommer un président pour cette réunion. (3) Procédure lors des reunions (a)Aucune décision ne peut etre prise lors d'une réunion a moins qu'un quorum ne soit atteint au moment ou la décision est prise. Le quorum esi constitué de deux (2) administrateurs, ou du tiers (113) du nombre total d'administrateurs arrondi au nombre entier le plus proche (selon le plus élevé des deux), ou de tout nombre supérieur que les administrateurs peuvent décider de temps a autre. Un administrateur ne compte pas dans le quorum lorsqu'une décision concerne une question sur laquelle il ou elle n'a pas le droit de voter. (b)Les questions soulevées lors d'une réunion sont tranchées a la majorité des voix des membres ayant droit de vote. (c) En cas d'égalité des voix, la personne présidant la réunion dispose d'une seconde voix ou voix prépondérante. Ootrii. (4) Participation aux réunions par moyens électroniques (a)Une réunion peut etre tenue par des moyens électroniques appropriés agréés par les administrateurs de la CIO, a condition que chaque participant puisse communiquer avec tous les autres participants. (b)Tout administrateur participant a une réunion par des moyens électroniques appropriés agrées par les administrateurs, ou un ou plusieurs participants peuvent échanger entre eux, est considéré comme présent a la réunion. (c)Les réunions tenues par moyens èlectroniques doivent respect les règles habituelles applicables aux réunions, notamment celle relatives a la présidenc¢ et a la rédaction des pro¢ès-v¢rbaux. 16. Adhésion a la CIO (l) Les membres de la CIO sont les administrateurs de la CIO en fo Les seules personnes admissibles comme membres de la CIO sont s administrateurs. L'a(Ihésion a la CIO est incessible a toute autre per onnè. (2) Tout membre et administrateur qui cesse d'etre administrateur cesse automatiquement d'etre membre de la CIO. 17. Adhésion informelle ou associative sans droit de vote ( l) Les administrateurs peuvent créer des catégories d'adhésion associative ou autre, sans droit de vote, et peuvent détem]iner les droits et obligations de ces membres (y compris le paiement de cotisations), ainsi que les conditions d'admission et de cessation de I'adhésion a ces catégories. (2) Les autres mentions des ternies <1 membres >> et i< adhesion 1> dans la présente constitution ne s'appliquent pas aux membres non votants, qui ne sont pas considérés comme membres au sens des Charities Acts, des Règlements Généraux ou des Règlements relatifs a la dissolution. 18. Décisions relevant exclusivement des membres de la cio ( l ) Toute décision visant a . (a)modifier la constitution de la CIO ' (b)fusionner la CIO avec une ou plusieurs autres CIO, ou transférer ses activités a une ou plusieurs autres CIO, confonnément a la Charities Act 2011 (c)dissoudre ou liquider la CIO (y compris le transfert de ses activités a une autre organisation caritative) "dolt etre prise p résolution des membres de la CIO (et non simplement par le administrateurs). (2) Les décisions des membres peuvent etre prises soit . (a)par résolution lors d'une assemblée générale ' (b)par résolution écrite, conforniément aux dispositions du paragraphe (4) du présent article. (3) Toute décision mentionnée au paragraphe ( l) du présent article dolt etre prise conforn]ément aux dispositions de la clause [28] (Modification de la constitution), de la clause [29] (Dissolution ou liquidation volontaire}, ou confomiément aux Charities Act 2011, aux Règlements Généraux ou aux Règlements sur la Dissolution, selon le cas. Ces dispositions exigent que la résolution soit approuvée par une majorité de 75 0/0 des membres votants lors d'une assemblée générale, ou par I'accord unanime de tous les membres par écrit. (4) Sauf dans les cas ou une résolution écrite dolt etre approuvée par tous les membres, une telle résolution peut etre adoptec par une majorité simple de tous les membres ayant le droit de vote. La résolution écrite est valable a condition que . (a)une copie de la résolution proposée ait été envoyée a tous les membres ayant le droit de vote ' et (b)la majorité requise des membres ait exprimé son accord a la résolution dans un ou plusieurs documents reFus au siège principal de la CIO dans un délai de 28 jours a compter de la date de diffusion. rune Le document exprimant I'accord d'un membre dolt etre authentifié soit par sa signature, soit par une déclaration de son identité jointe au document, soit par tout autre moyen spécifié par la CIO. La résolution écrite peut etre composée de plusieurs copies, chacune signée par un ou plusieurs membres. Seuls les membres de la CIO a la date de la première diffiision de la résolution sont habilitès a voter. 19. Assemblées énerales des membres ( l) Convocation des assen]blées générales Les administrateurs de la CIO peuvent désigner toute réunion qu'ils tiennent comme une assemblée générale des membres de la CIO. L'objectif d'une telle réunion est de traiter toute affaire qui, selon la dolt etre approuvée par résolution des membres de la CIO, conforni la clause [18]. (2) Avis de convocation (a) Le délai minimal de convocation requis pour tenir une assemblée générale des membres de la CIO est de [14] jours. (b) Sauf lorsqu'un délai de préavis spécifique est strictement requis par une autre clause de cette constitution, par le Charities Act 2011 ou par les Règlements Généraux, une assemblée générale peut etre convoquée avec un preavis plus court si la majorité des membT¢S de la CIO y consent. (c) La preuve qu'un avis envoyé par courrier a été dument adressé, afftanchi et posté . ou qu'un avis électronique a été cO￿eCteMent adressé et envoyé, constitue une preuve suffisante que I'avis a été donné. L'avis est réputé avoir été donné 48 heures après son envoi ou sa mise a la poste. {3) Procédure lors des assemblées générales des membres Les dispositions de la clause 15(2) a 15(4) concernant la présidence, la procédure et la participation aux rèunions par des moyens électroniques s'appliquent a toute assemblée générale des membres, toutes les références aux administrateurs étant considérées conune des référellces aux membres. 20. Clauses de sauve arde (l ) Sous réserve du paragraphe (2) du présent article, toutcs les décisions prises par les administrateurs de la CIO ou par un Comité d'administrateurs demeurent valides, nonobstant la participation au vote d'un administrateur Qui était disqualifié pour occuper la fonction ' Qui avait préalablement démissionné ou avait été contraint de quitter ses fonctions conforn]ément a la constitution ' Qui n'était pas autorisé a voter sur la question, que ce soit en raison d'un conflit d'intérets ou pour toute autre raison . a condition que sans le vote de cet administrateur et sans qu'il soit compté dans I quorum, la décision ait été prise a la majorité des administrateur présents a une réunion quorum. {2) Le paragraphe ( l) du présent article ne perniet pas a un administra de conserver un avantage qui pourrait lui etre accordé par une résolut. des administrateurs ou d'un comité si, en I'absence de ce paragraphe, résolution aurait été nulle, ou si I'administrateur n'a pas respecté les dispositions de la Clause 7 (Confiits d'intèrets). 21. Exécution des documents (l ) La CIO (Organisation Caritative Incorporée) exécute ses documents soit par la signature, soit par I'apposition de son sceau (si elle en possède un). (2) Un document est reputé valablement exécuté par signature s'il est signé par au moins deux des administrateurs de I'organisation caritative. (3) Si la CIO possède un sceau . {a} Elle dolt se confornier aux dispositions des Règlements Généraux ' Ib) Le sceau ne peut etre utilisé que sur autorisation des administrateurs ou d'un comité d'administrateurs dument autorisé par eux. Les administrateurs peuvent détern]in¢r qui dolt signer tout document auquel le sceau est apposé, et a défaut de toute autre disposition, le document dolt etre signé par deux administrateurs. 22. Utilisation des communications électroni ues (l } Dispositions générales La CIO respectera les exigences prévues par les dispositioiis en iiiatière de communication des Reglements Généraux, et notamment . (a)I'obligation de fournir, dans un délai de 21 jours, a tout membre qui en fait la demande, une copie papier de tout document ou inforniation envoyé par un autre moyen que le papier ' (b) toute exigence de transmission d'infonnation a la Commission des organisations caritatives dans un fonnat ou une modalité particulière. 23. Tenue des re istres La CIO dolt s¢ confornier a ses obligations en vertu des Règlements Généraux concernant la tenue et I'accès a un registre combiné de ses membres et de ses administrateurs. 24. Procès-verbaux Les administrateurs doivent consigner par écrit les procès-verbaux (l) nominations des responsables officiels effectuées par les admini (2) délibérations des assemblèes générales de la CIO . {3) réunions des administrateurs et des comités d'administrateurs, y compris .' Les noms des administrateurs présents ' LES décisions prises lors des réunions ' Et, le cas échéant, les motifs des décisions prises ' (4) décisions prises par les administrateurs en dehors des réunions. 25. Re istres com tables com orts annuels déclarations et mise a ' our du re (l) Les administrateurs de la CIO doivent se confornier aux exigences de la Charities Act 201 l en ce qui concerne la tenue des registres comptables, I'élaboration et la vérification des états financiers, ainsi que la rédaction des rapports annuels et des déclarations. Les états financiers, rapports et déclarations doivent etre envoyés a la Charity Commission, quelle que soit la tranche de revenu de la CIO, dans un délai de l O mois suivant la cloture de I'exercice comptable. tratefirs , istre (2) Les administrateurs doivent également infornier la Commission de toute modification des infomiations enregistrées SUT le Registre central des organisations caritatives, dans un délai de 28 jours suivant le changement. 26. Rè lement Intérieur Les administrateurs peuvent, de temps a autre, adopter des règles internes ou règlements qu, ils estiment raisomiables et appropriés pour la bonne conduite et gestion de la CIO. Ces règles ne doivent en aucun cas contredire les dispositions de la présente constitution. Des copies des règlements ou règles en vigueur doivent etre mises a disposition de tout membre de la CIO qui en fait la demande. 27. Rè lement des liti es En cas de litige entre les membres de la CIO concernant la validité o légitimité d'un acte réalise dans le cadre de cette constitution, et si I conflit ne peut etre résolu a I'amiable, les parties doivent en premier tenter de résoudre le différend de bonne foi par une médiation, ava recouTir a toute action judiciaire. 28. Modificatlon de la constitution Conforniément aux articles 224 a 227 de la Charities Act 2011 ( l) La présente constitution ne peut étre modifiée que . (a)soit par résolution écrite convenue a I'unanimite par tous les membres de la CIO ' (b)soit par résolution adoptée a la majorité de 75 % des voix exprimées lors d'une assemblée générale des membres, convoquée selon les modalités de la clause 19 (Assemblées générales des membres). (2) Toute modification . De la clause 3 (Objets), De la clause 29 (Dissolution volontaire), De la présente clause, Ou de toute clause dont la modification viserait a autoriser un avantage ou bénéfice pour les administrateurs, membres de la CIO, ou toute personne qui leur est liée, nécessite I'approbation préalable et écrite de la Ch￿lty Commission. (3) Aucune modification incompatible avec les dispositions de la Charities Act 201 l ou des règlements généraux ne sera considérée comme valide. (4) Une copie de chaque résolution modifiant la constitution, accompagnée d'un exemplaire de la constitution modifiée de la CIO, dolt étre transmise a la Commission dans un délai de 15 jours a compter de la date d'adoption de la résolution. La modification ne prend effet qu'après son enr¢gistrement dans I Registre des organisations caritatives. 29. Dissolution volontaire ( l ) Conforniément aux règlements sur la dissolution, la CIO peut dissoute par résolution de ses membres.Toute décision des memb a dissoudre ou liquider la CIO ne peut etre prise que . (a) Lors d'une assemblée générale des membres convoquée confo a la clause 19, avec un préavis d'au moins 14 jours donné a toutes les personnes habilitées a participer et a voter . (i) par une résolution adoptée a la majorité de 75 0/0 des voix exprimées . ou (li) par une résolution adoptée sans vote et sans aucune objection exprimée en reponse a la question posée a I'assemblée générale. (b)Ou par résolution écrite signée par I'ensemble des membres de la CIO. (2) Sous réserve du paiement de toutes les dettes de la CIO . (a)Toute résolution de liquidation ou dissolution sans liquidation peut prévoir I'affectation des actifs restants de la CIO. (b)Si la résolution ne contient pas cette disposition, les administrateurs doivent décider de I'affectation des actifs restants. (c)Dans tous les cas, les actifs restants doivent ètre affectés a des fins caritatives identiques ou similaires aux objectifs de la CIO. (3) La CIO dolt se conforn]er aux exigences des règlements sur la dissolution pour introduire une demande auprès de la Charity Commission en vue de sa radiation du Registre des organisations caritatives, notamment (a) Les adminiJtrateurs doivent envoyer a la Commission, al'ec leur demande . (i) une copie de la résolution adoptée par les membres de la CIO . Les administrateurs doivent également fournir a la Commission ". (li) une déclaration des administrateurs attestant que toutes les dettes et obligations de la CIO ont été intégralement réglées ou couvertes ' (iii) une déclaration des administrateurs exposant la manière dont les biens de la CIO ont été ou seront utilisés avant sa dissolution, conforniément aux dispositions de la presente constitution. (b) Les administrateurs doivent s'assurer qu'une copie de la demande de dissolution est envoyée. dans un délai de sept jours, a chaque membre et employé de la CIO. ainsi qu'a tout administrateur n'ayant pas particip¢ a ladite demande. (4) Si la CIO dolt etre dissoute dans d'autres circonstances, les dispo du Règlement sur la dissolution doivent etre respectées. 30. Inter rétation Dans cette constitution, on entend par . <1 Personne liée >> (a) un enfant, parent, petit-enfant, grand-parent, frère ou sour d, athninistrateur de la CIO ' (b} le conjoint ou partenaire civil de I'administrateur ou de toute personne mentionnée au point (a) ' (c) une personne exer¢ant une activité commerciale en partenariat avec I'administrateur ou avec toute personne visée aux points (a) ou (b) ' (d) une institution controlée . (i) par I'a(hninistrateur ou par toute personne liée visée aux points (a), (b) ou (c) ' ou (li) par deux personnes ou plus visées au point (d)(i), agissant ensemble (e) une société dans laquelle . (i) I'administrateur ou toute personne liée visée aux points (a) a (c) détient un intéret substantiel ' ou (li) deux personnes ou plus visées au point (e)(i), détenant ensemble un intéret substanti¢l. Enfin, I'article 118 de la Charities Act 2011 s'appliqu¢ pour I'interprétation des tern]es utilisés dans cette constitution. Définitions complémentaires << Règlement général >> désigne le Charitable Incorporated Organisations (General) Régulations 2012 (Règlement général sur les organisations caritatives incorporées de 2012). <1 Règlement sur la dissolution >> désigne le Charitable Incory)orated Organisations (Insolvency and Dissolution) Régulations 2012 (Règlement sur I'insolvabilité et la dissolution des organisations caritatives incorporées de 2012). 41 Dispositions relatives aux communications >> désigne les dispositions de communication prévues dans la Partie l O, Ch du Règlement général. i< Administrateur )) désigne un administrateur de la CIO (Organisation caritative Inco￿Ore¢). Un <1 scrutin >> désigne un vote comptabilisé ou un bulletin généralen]ent - mais pas nécessairement - écrit. Annexe itre Les dispositions suivantes ne font pas partie du modèle de constitution << Fondation >>, mais sont disponibles en option en vertu des clauses 19 (Réunions générales des membres) et 22 (Utilisation des communications électroniques). Pour les CIO (Organisations Caritatives IncO￿orees} souhaitant inclure ces pouvoirs dans leur constitution, il est recommandé d'utiliser la forniulation suivante. Des notes explicatives relatives a ces clauses sont incluses dans les commentaires du modèle. Réunions générales des membres (4) Vote par procuration (a) Tout membre de la CIO p¢ut désigner une autre personne comme mandataire (proxy) pour exercer tout ou partie de ses droits d'assister, de prendre la parole et de voter lors d'une réunion générale de la CIO. Les procurations doivent etre établies par un aiTiS écrit (appelé << avis de procuration >>) qui . (i) indique le nom et I'adresse du membre désignant le mandataire (li) identifie la personne désignée comme mandataire et la réunion générale concernée ' (iii) est signé par ou au nom du membre désignant le mandataire, ou est authentifié de la manière détern]inée par la CIO . (iv) est remis a la CIO conforn]érnent a la constitution et a toute instruction contenue dans I'avis de convocation a la réunion générale concernée. (b) La CIO peut exiger que les avis de procuration soient rédigés selon une forn]e particulière, et peut spécifier différentes fomies selon les objectifs visés. (c) Les avis de procuration peuvent (mais ne sont pas obligés d préciser comment le mandataire dolt voter (ou s'il dolt s'absten une ou plusieurs résolutions. (d) Sauf indication contraire dans I'avis de procuration, celui- etre interprété comme . (i) accordant au mandataire le pouvoir discrétionnaire de voter sur toute resolution annexe ou procédurale soumise a la réunion ' et (li) désignant cette persomie comme mandataire pour toute reprise (ajournement) de la réunion générale a laquelle elle se rapporte, ainsi que pour la réunion elle-meme. (e)Un membre qui a le droit d'assister, de prendre la parole ou de voter (soit a main levée, soit par scrutin) a une assemblée générale conserve ce droit pour cette réunion ou toute reprise (ajournement) de celle-ci, meme si un avis de procuration valide a été remis a la CIO par ou pour le compte de ce membre. (fjune désignation effectuée au moyen d'un avis de procuration peut etre révoquée par la remise a la CIO d'un avis écrit émanant du doiP membre ou de la personne agissant en son nom, ayant donné I'avis de procuration. (g)Ull avis révoquant une procuration ne prend effet que s'il est remis avant le début de la réunion ou de la réunion ajournée a laquelle il se rapporte. (h) Si un avis de procuration n'est pas signé ou authentifié par le membre désignant le mandataire, il dolt etre accompagné d'une preuve écrite attestant que la personne qui I'a signé ou authentifié au nom de ce membre avait le pouvoir de le faire. (5) Vote par correspondance (a) La CIO (Organisation Caritative Incorporée) peut, si les administrateurs en décident ainsi, autoriser les membres a voter par correspondance postale ou par courrier électronique (email) pour élire les administrateurs ou pour prendre une décision sur toute question soumise au vote lors d'une assemblée générale des membres. (b)Les administrateurs de I'organisation caritative doivent nom au moins deux personnes indépendantes de la CIO pour agir en tant scrutateurs. Ces personnes seront chargées de superviser le déroule vote par correspondance ou par courrier électronique, ainsi que le dépouillement des votes. (c)Si un vote par correspondance et/ou par couffier électronique es autorisé sur une question donnée, la CIO dolt envoyer aux membres,-all moins vingt-et-un (21) jours avant la date limite de réception des votes exprimés par ce moyen . (i) Un avis par courrier électronique (email), a tout membre ayant accepté de recevoir les communications par ce canal confonnément a la clause 21 (Utilisation de la communication électronique). Cet avis devra contenir . une explication claire de I'objet du vote ' la procédure a suivre par le membre pour voter . un forniulaire de vote pouvant etre renvoyé par email ou par courrier postal a la CIO, précisant soit les détails de la résolution soumise au vote, soit les noms des candidats a I'élection, selon le cas. (li) Un avis par courrier postal, adressé a tous les autres membres, incluant une explication écrite de I'objet du vote par correspondance ' la procédure de vote a suivre par le membre ' un fonnulaire de vote par correspondance précisant soit les détails de la résolution a voter, soit les noms des candidats a I'élection, selon le cas. (d)La procédure de vote dolt exiger que tous les bulletins retournés par courrier soient placés dans une enveloppe portant a I'extérieur uniquement le nom et la signature du membre, cette enveloppe devant ensuite etre insérée dans une autre enveloppe adressée a << Scrutateurs pour [nom de la CIO] >>, au siège social de la CIO toute autre adresse postale spécifiée dans la procédure de vote. (e)La procédure de vote pour les votes exprimés par e-mail dolt exiger que le nom du membre figure en haut du message électronique, lequel dolt étre authentifié selon les modalités pr. dans la procédure de vote. (fjLes votes par e-mail doivent etre envoyés a une adresse électronique dédiée exclusivement a cet effet, accessible uniquement par un scrutateur. (g)La procédure de vote dolt spécifier la date et I'heure limit¢ de réception des votes, et indiquer que tout vote reFu après la date limite ou ne respectant pas la procédure de vote sera considéré comme invalide et ne sera pas comptabilisé. (h)Les scrutateurs doivent dresser une liste des noms des membres ayant exprimé des votes valides, ainsi qu'une liste distincte des membres dont les votes ont été déclarés invalides. Ces listes doivent etre remises a un administrateur de la charité ou a une autre personne chargée de superviser I'admission et le vote lors de I'assemblée générale. isé& . Un membre ayant exprimé un vote postal ou électronique valide ne peut pas voter lors de la réunion, et ne dolt pas etre compté dans le quorum pour toute partie de la réunion portant sur la question sur laquelle il ou elle a déja votè. Un membre ayant exprimé un vote postal ou électronique invalide est autorise a voter lors de la réunion et est compté dans le quorLm]. (i)PouT les votes par courrier, les scrutateurs doivent conserver les enveloppes internes (contenant le nom et la signature du membre). Pour les votes par e-mail, les scrutateurs doivent détacher et conserver toute partie de I'e-mail contenant le nom du membre. Dans chaque cas, un scrutateur dolt apposer une mention sur cette preuve d'identité du membre, indiquant si le vote a été compté ou, s, il a été déclaré invalide, la raison de cette décision. O)Les votes exprimés par courrier ou par e-mail doivent etre dépouillés par tous les scrutateurs avant la tenue de la réunion lo laquelle le vote dolt etre entériné. Les scrutateurs doivent fourni président ou a la présidente de la réunion une confirmation écrit indiquant le nombre d¢ votes valides reFus par cou￿ler et par e- ainsi que le nombre de votes invalides reFus. (k)Les scrutateuTS ne doivent pas divulguer le résultat du vote correspondance ou par e-mail avant que les votes exprimés a levée ou par scrutin lors de I'assemblée (ou par scrutin après I'assemblée) n'aient été comptés. Ce n'est qu'a ce moment q scrutateurs doivent déclarer le résultat des votes valides re[us, lesquels doivent etre intégrés a la déclaration finale du résultat du vote. au es (l)Après la déclaration finale du résultat du vote, les scrutateurs doivent remettre a un administrateur de la charité ou a toute autre personne autorisée des dossiers contenant . la preuve d¢ I'identité des membres ayant soumis des votes postaux valides la preuve de I'identitc des membres ayant soumis des votes électroniques valides ' les preuves des votes invalides les bulletins valides les bulletins invalides. {m)Tout litige concernant la conduite d'un scrutin par correspondance ou par vole électronique dolt etre soumis, dans un premier temps, a une comn]ission constituée par les administrateurs de la charité, composée de deux administrateurs et de deux personnes indépendantes de la CIO. Si le litige ne peut etre résolu de manière satisfaisante ar cette commission, il dolt etre transmis aux Services de Réfornie lectorale (Electoral Reforni Services). utilisation des communications électroniques (2) Vers la CIO Tout membre ou administrateur de la charité peut commu vole électronique avec la CIO a I'adresse spécifiée par ce fin, pour autant que la communication soit authentifiée d jugée satisfaisante par la CIO. (3) Par la CIO (a)Tout membre ou administrateur de la CIO, en fournissant son adresse e-mail (ou autre adresse électronique équivalente), est réputé avoir accepté de recevoir des communications de la part de la CIO sous fornie électronique a cette adresse, sauf s'il ou elle a expressément indiqué ne pas souhaiter recevoir de telles communications par ce moyen. (b)Les administrateurs de la CIO peuvent, sous réserve du respect de toute exigence légale applicable, recourir a la publication sur le site Internet de la CIO pour . (i) fournir aux membres la convocation mentionnée a la clause 19(2) (Convocation des assemblées générales) ' (li) transmettre aux administrateurs les convocations a leurs réunions, conforn]ément a la clause 15(1) (Convocation des réunions) ' (iii)Soumettre toute proposition aux membres ou aux administrdteurs de la charite pour décision par résolution écrite ou vote par correspondance, conforn]ément aux pouvoirs de la CIO en vertu de la clause 18 (Décisions dcs membres), de la clause 18(4) (Décisions prises par résolution écrite), ou [des dispositions relatives au vote par correspondance] (si vous avez inclus cette disposition facultative, veuillez insérer ici le numéro de clause correspondant). (c)Les administrateurs de la charité doivent (i) prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les membres et les administrateurs de la charité soient inforn]és rapidement de la publication de tout avis ou proposition . et (li) envoyer tout avis ou toute proposition sous forn]e papier a tout me ou administrateur qui n'a pas consenti a recevoir les communications fornie électronique. Copyright de la Couronne 2011. Cette publication (a I'exception des &moirie8 royales et des logos des millistères) peut etre reproduite gratuitement, sous qu¢lque format ou support que ¢¢ soi¢ a condition qu'elle soit reproduite fidèlement el qu'elle ne soit pas utilisée de manière trompeuse. Conception . Charity Commission Continuer ici Objet principal d'EXCELLENCIA . EXCELLENCIA est créée conforniénient a la législation en vigueur en Angleterre et au Pays de Galles, dans le but de . Promouvoir le dév¢loppement durable dans I'intéret du public, par la prévention et le soulagement de la pauvreté, notamment mais pas exclusivement dans les pays en développement touchés par le changement climatique, a travers . La mise en ￿UVre de pratiques agroforestières durables, D'autres stratégies de gestion forestière, Et I'accès a I'eau potable, afin de pern]ettre aux populations concernées de produire de la nourrit de manière durable et respectueuse de I'environnement, de générer un revenu suffisant pour répondre a leurs besoins fondamentaux et de contribuer a I'atténuation du changement climatique. Le développement durable signifie . i< un développemcnt qui ré aux besoins du présent sans cornpromettre la capacité des génér futures a répondre aux leurs >>. I) CE QUE FERA EXCELLENCIA . La promotion du développement durable dans I'intéret du public, a travers la prévention et le soulagement de la pauvreté. Nous ￿UVrerOnS a la création de communautés prospères et durables, notamment dans les pays en développement, mais pas exclusivement. Or anisation Caritatlve Incor orée cio EXCELLENCIAPOUVOIRS DE GOUVERNANCE ÉTENDUS AUTORISANT LES AVANTAGES AUX ADMINISTRATEURS Les pouvoirs de gouvernance étendus de la fondation Excellencia Aid Foundation autorisant les avantages aux administrateurs sont prévus dans la mesure ou ces avantages visent a promouvoir ses objectifs, ou sont connexes ou accessoires a cette finalité. l)Excellencia Aid Foundation a le pouvoir d'employer ou de rémunérer un administrateur, a condition qu'une majorité des administrateurs ne bénéficie pas de c¢t avantage. 2)Avantage signifie bénéfice financier, direct ou indirect, sous fomle d'argent, de salaire, de rémunération ou d¢ toute autre fornie ayant une valeur monétaire. 3)Employer signifie recruter, nommer, fournir des biens ou services, engager ou faire appel a une expertise inforniatique, a un consultant, a un travailleur ou a un salarié (a temps plein ou partiel), en échange d'un avantage. 4)Le conseil d'administration de la fondation Excellencia Aid Foundation est composé d'administrateurs exécutifs et non exécutifs. Ensemble, ils partagent la responsabilité ultime de la gouvernance, de la prise de décision et de la direction de la gestion et du fonctionnement de la fondation. Le conseil d'administration d'Excellencia Aid Foundation dolt appliquer une bonne gouvernance, favoriser la transparence, et instaurer une culture orientee vers la réalisation de la vision, de la mission et des objectifs de la fondation. Le conseil d'administratio (exécutifs et non executifs) se réunit quatre fois par an (chaque trimestre) pour s'acquitter de ses obligations légales et réglementaires. 5) Les administrateurs non exécutifs de la Fondation Excellencia Aid, ne participent pas a la mise en ￿UVre des activités quotidiennes ni aux opérations courantes de la fondation. Ils font partie intégrante du comité non exécutif, présidé par un Président non exécutif. 6) Les administrateurs exécutifs de la Fondation Excellencia Aid, et les administrateurs exécutifs assument des responsabilités supplémentaires dans I'intéret supérieur de la Fondation Excellencia Aid. Ils sont activement impliqués dans la mise en ￿UVre des activités et opérations quotidiennes de la fondation. Ils fornient, ou font partie, du comité exécutif, dirigé par un président exécutif, et sont employés par la fondation. Ils sont soutenus dans leur mission par le personnel et les benévoles, afin de mettre en ￿UVre et de réaliser efficacement la vision, la mission et les objectifs de la Fondation Excellencia Aid. 7) Un administrateur non exécutif de la Fondation Excellencia Aid peut devenir administrateur exécutiI, et inveriement, sous réserve de I, adoption d'une résolution dument approuvée par le conseil d'a(Iministration. Cette décision dolt étre prise de manière impartiale, de bonne foi et dans I'intéret supérieur de la Fondation Excellencia Aid, conforn]ément aux dispositions de la clause I des pouvoirs de gouvemance étendus de la fondation. 8)Gestion des conflits d'intérèts A) Le Conseil d'administration de la Fondation Excellencia Aid est structuré de manière a assurer un équilibre . les administrateurs non exécutifs doivent toujours etre majoritaires, tandis que les administrateurs exécutifs doivent rester en minorité, conforniément a la Clause I des pouvoirs de gouvernance étendus, qui encadre les avantages accordés aux administrateurs. B) Le role des administrateurs non exécutifs est de . Examiner de manière rigoureuse les décisions et les actions d administrateurs exécutifs, Exercer un controle, forniuler des critiqu¢s constructives Évaluer la perforniance des administrateurs exécutifs, Valider les rapports fmancieTS, Prévenir et atténuer les conflits d'intérets. C)Ils supervisent également le comité d'audit interne, le comité de rémunération, ainsi que d'autres comités délégués par le Conseil d'administration, confornérnent a la Clause 14 des délégations des pouvoirs des administrateurs. D)La Fondation Excellencia Aid procédera a la nomination ou au recrutement d'un auditeur et d'un expert-comptable externes et indépendants, afin de réaliser un examen indèpendant de ses finances, de sa gouvernance et de I'ensemble de ses opérations. Les résultats de cet audit seront publiés dans le rapport annuel, dans un souci de transparence et de renforcement de la confiance des parties prenantes. et enca(trées par le comité de rémunération. Ce contrat peut également etre fonnalisé confonnément aux dispositions de la Clause 21. Les autres administrateurs doivent etre satisfaits que I'emploi de I'administrateur exécutif est dans I'intéret de la fondation. Le montant ou le plafond du bénéfice accordé a ce titre dolt etre consigné de manière claire dans 1¢ registre des procès-verbaux et dans une convention écrite conclue entre la CIO (Charitable Incory)orated Organisation) et I'administrateur ou la personne liée. Le montant de cette rémunération ne dolt pas dépasser ce qui est raisonnable et dolt représenter une juste contrepartie pour les services rendus, confomément au principe de la bonne gestion financière. 8) Procédure spéciale- Nomination d'un administrateur exécutif ou d'une personne liée Dans les cas sui generis, le Conseil d'administration de la Fondation Excellencia Aid peut procéder a la nomination d'un administrateur exécutif ou d'une personne liée. L'administrateur concerne. ou I'administrateur lié a la personne concernée, dolt se retirer de la réunion pendant toute la durée de I'examen de cette question. Une fois la décision de recrutement ou de nomination prise, le dossier est inunédiatement transmis au comité de remuneratio￿ chargé de fin autres détails, notamment . La description de poste, Les avantages associés, La durée de I'engagement, et tout autre élément contractuel pertinent, avec la participation éventuelle de I'administrateur conce I'administrateur de la personne liée ou de la personne liée e uniquement après que la décision initiale ait été validée. 9) Mise en ￿UVre préalable des décisions du Conseil- Autorisation obligatoire E) Les administrateurs non exécutifs ont droit au remboursement de leurs dépenses légitimes, conforniément a la politique et procédure de remboursement des frais des administrateurs de la fondation, ainsi qu'aux lignes directrices de la Charity Commission (guide CC I l ), et ce dans la limite d'un budget annuel fixé ou alloué. G) Nomination ou recrutement des administrateurs exécutifs par le Conseil d'administration, La nomination ou le recrutement des administrateurs exécutifs par le Conseil d'administration dolt etre effectué dans I'intérèt supérieur de la Fondation Excellencia Aid. Cette décision dolt tenir compte de I'engagement, des compétences, etlou des qualifications nécessaires a la réalisation de la mission, de la vision et des objectifs de la fondation. Lorsqu'il prend la décision de nommer eLlou d'employer un administrateur, le Conseil d'athninistration dolt peser les avantages et les inconvénients liés a I'emploi d'un administrateur caritatif. Le motif de cette décision dolt etre clairement consigné dans le registre des procès-verbaux du Conseil. H) Nomination d'un administrateur caritatif et prévention des conflits d'intérèts Tout administrateur caritatif nommé ne dolt en aucun cas tirer un avantage personnel indu ni etre a I'origin¢ de la création d'un poste spécifiquement con¢u pour lui bénéficier. Un administrateur concerné ne participe pas au vote sur une telle décision et n'est pas pris en compte dans le calcul du quorum requis lors de la réunion du Conseil d'administration. Par conséquent. cet administrateur s'absente de toute partie de la réunion au cours de laquelle est discutée la proposition de conclure un contrat ou un arrangement le concernant directement. Les autres administrateurs doivent etre pleinement convaincus qu'il est dans I'intéret supérieur de la Fondation Excellencia Aid d'employer et de- nommer un administrateur caritatif, plutot qu'une personne extérieure ou liée a I'un des administrateurs (personne connectée). l) Encadrement des administrateurs exécutifs . contrat, rémunération et transparence Les administrateurs exécutifs sont soumis a une description de poste claire, a un contrat écrit, ainsi qu'a d'autres modalités définies par écrit, préparées 00 zo Avant toute mise en ￿UVre d'une décision ou résolution du Conseil d'administration fondée sur les pouvoirs de gouvernance étendus de la Fondation Excellencia Aid, pennettant d'accorder des avantages aux administrateurs (actuels ou futurs), y compris en cas de modification ou de mise a jour, une autorisation préalable dolt etre obtenue auprès de la Charity Commission ou du tribunal compétent. Roles spécifiques des administrateurs Les administrateurs non exécutifs d'Excellencia Aid Foundation . Ne participent pas a I'exécution des activités quotidiennes ou aux opérations de la fondation. Ils font partie du comité non exécutif, présidé par un président non exécutif. Les administrateurs exécutifs d'Excellencia Aid Foundation . Ont un role supplémentaire dans I'intéret supérieur de la fondation. Ils sont impliqués dans les opérations et sont employés par la fondation pour.. Mettre en ￿UVre les activités quotidiennes de la fondation Excellencia Aid Foundation et font partie, ou sont membres, du comité exécutif, soutenus par le personnel et les bénévoles pour mettre en ￿UVre et réaliser la vision, la mission et les obj ectifs de la fondation Excellencia Aid Foundation (sous la présidence d'un President exécutit). Un administrateur non ¢xécutif peut devenir un administrateur exécutif, et inversement, sous réserve d'une résolution dument adoptée par le conseil d'administration traitant de la situation de manière impartiale, de bonne foi et dans I'intéret supérieur de la fondation, et conforniément aux dispositions de la clause I des pouvoirs de gouvernance étendus de la fondation. Gestion des conflits d'intérèts Le Conseil d'administration de la fondation Excellencia Aid Foundation dolt etre équilibré de manière a ce que les administrateurs non exécutifs soient toujours majoritaires, et les administrateurs exécutifs minoritaires, confonnément a la clause I des pouvoirs de gouvernance étendus autorisant les avantages aux athninistrateurs. •1 Les administrateuTS non exécutifs ont pour role de . Controler, Challenger, Évaluer la perfornlance des administrateurs cxécutifs, Vérifier les rapports financiers, Gérer les confiits d, intérets. Les administrateurs non exécutifs supervisent . Le comité d'audit interne, Le comité de rémunération, Et d'autres comités délégués par le conseil d'administration, conforniément a la Clause 14 relative a la délégation des pouvoirs par l¢s administrateurs caritatifs. Audit et transparence La fondation Excellencia Aid Foundation nommera ou recrutera un auditeur et un comptable externe indépendant pour effectuer une évaluation indépendante (financière, de gouvernance, ¢t autres domaines) Les résultats de cet audit seront publiés dans le rapport annuel, af de renforcer la confiance des parties prenantes. Remboursement des frais Les administrateurs non exécutifs peuvent etre remboursés de leurs dépenses légitim¢s, conforniément . a la politique et aux procédures de remboursement des administrateurs de la fondation, aux directives de la Commission des ￿UvreS caritatives (Charity Commission) (CC I I), au budget annuel maximal alloué. Administrateurs exécutifs Les administrateurs exécutifs participent aux opérations quotidiennes, a la mise en ￿UVre des activités caritatives. Ils sont nommés ou recrutés par le conseil d'administration, dans un objectif strictement lié a la réalisation des buts de la fondation ou utile/incidental a cet effet. Recrutement des administrateurs exécutifs Le recrutement ou la nomination des administrateurs exécutifs par le conseil d'administration dolt etr¢ fait dans I'intéret supérieur de la fondation. Ce processus prend en compte les engagements, compétences et qualifications nécessaires a la réalisation de la vision, de la mission et des objectifs de la fondation. Lorsqu'il prend une décision de nommer ou d'employer un administrateur, le conseil d'administration de la fondation Excellencia Aid Foundation dolt évaluer les avantages liés a I'emploi d'un administrateur caritatif par rapport aux inconvénients. La justification de cette décision dolt etre consignée dans le registre des procès-verbaux par les administrateurs caritatifs. H) Neutralité et intégrité dans la nomination des administrateurs caritatifs Tout administrateur caritatif nommé ne dolt tirer aucun avantage indu ni influencer la création d'un poste spécialement dans le but lui bénéficier. L'administrateur caritatif concerné ne participe pas au vote sur to décision a ce sujet et n'est pas comptabilisé dans le quorum lors réunion. En conséquence, I'administrateur caritatif s'absente de toute partie de la réunion au cours de laquelje une proposition de contrat ou d'arrangement le concernant est discutée. Les autres administrateurs caritatifs doivent etre convaincus que I'emploi ou la nomination de cet administrateur est dans le meilleur intéret de la fondation Excellencia Aid Foundation, plutot que de recruter une personne extérieure ou une personne liée. Les administrateurs exécutifs sont soumis a une description de poste claire, a un accord écrit, ainsi qu'a d'autres documents contractuels consignés par écrit, préparés par le comité de rérnunération. Cet accord peut également etre signé conforniément a la clause 21. BXCKLLFllqCI 10 FOUNDAYION 41GDnih i.ONOON om ThV4 CL) 6Al/23AxJ¢' MA41ts¢￿Q1A ( R) t3LAtrAA/N tr4rt2AI)i ( L) F4kEv& Y ki£'LI R£51 &d£b l£rtoV£L) EXCELLEf4LIA A.IJ FOUNID.4TIoN UNITED Dom LONDON oirtnlos.ukQ9WI.com Commission des organisations caritatives pour I'Angleteffe et le pays de Galles Ceci atteste que . EXCELLENCIA AID FOUNDATION Numéro d'enregistrement de I'organisme caritatif . 1184746 a été enregistrée par la Commission des organisations caritatives pour I'Angleterre et le Pays de Galles a la date du 05 Aout 2019. CERTIFIE PAR David waldssorth Mark Simms OBE David Holdsworth Président Directeur Général Excellencia Aid Foundation EXCELLENCIA AID FOUNDATION CIO Numéro d'enregistrement . 1184746 RÈUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Date . 22 avril 2025 Heure .' de 15hOO a 17hOO Lieu . Londres, Royaume-uni Personnes présentes '. Véronique MASOSA . Mike Harvey KISUKA . Hub8rt Badibangi N TANGANIKA 1. Polnts a I'ordre du Jour . Initiative, Groupe de travail, Force opérationnelle sur le terrain. présence sur le terrain. Retour d'infomation de la Banque Barclays Relour d'infomation de I'Ambassade de la République Démocratique du Congo Royaume-uni Organisation et déploiement .' Groupe de travail, Force opérationnelle sur le terr Divers (Questions diverses) Reiour d'information de la Banque Barclays et orientations des administrateurs Prernièrement, les administrateurs se réjouissent que les infomiations et les don relalives a Excellencia Aid Foundation aient été mis8s a jour auprès de la Banque Barclays. Cela signifie qu'Excellencia Aid Foundation peul désormais faire une demande d'accès a d'autres produits ou services bancaires si nécessaire. conformément a la lettre de Bardays dalée du 16 mars 2025. Orientatlon des administrateurs . Avant tout8 opératlon sur le terrain, il est impératif d'obtenir les autorisations nécessaires. Cès autorisations devronl définir clairement et de manière précise le programm8 de péplnière d'arbres prévu an République Démocratlque du Congo. Équipe de soutien aux ouvres carftatives de Bardays- restitution du président Hubert Badibangi Ntanganika '. A la suit8 d'un appel téléphonique en date du 7 mars 2025 avec la Banque Barclays concernant le soutien apporté par I'équipe Charity Support de Barclays dans un contexte Intemational, M. Hubert Badibangi Ntanganika confimie que ladite équipe, forte de plusieurs années d'expérience, a exprimé sa volonté enthousiaste de soutenir Excellencia Aid Foundation dans la réalisation de ses objectits caritatifs. Retour de I'Ambassade de la République Démocratique du Congo au Royaume-uni ExGellencia Aid Foundation n'a pas encore rew de relour offici81 de la part de I'Ambassade de la République Démocratique du Congo au Royaume-uni. En consèquen￿, une stratégi8 de suivi a été mise en place, basée sur une approche alternative comprenant '. un groupe d& travail. une équipe opérationnelle sur le terrain, et une mobilisation concrète sur le terrain, Afln de garantir la continuité du projet en attendant les répons8s officielle5. Group8 de traVal￿ForGe de terraln-Présence sur18 terrain Décisions des administrateurs concernant las nominations et la stratégie de recrutement Les adrninlstrateurs ont adopté une stratégie progressive de recrutement et de nomination, av8c des engagements a titr6 bénavole renouvelabl8s, en vue de consolider les opérations de terrain de I'organisation. Sont nommés a compter d8 ce jour: 1. Madame Céline MBUYAMBA KABALUAPA Est nommé8 Représentante légale régionale pour les opérations d'Afrique d'Excellencia Aid Foundation. basée en République DémoGratique du Congo. Elle est chargée de suivre I'ensemble des démarches juridiques et administratives. 11 s'agit d'une nomination de niveau 1. Une lettre d'habililation devra lui etre délivrée par Excellencia Aid Foundation afin de lui emiettre d'exécuter les tach8s attendues dans le cadre de sa mission. ette mission esl exercée a titre bénévole pour une durée de trois (31 mois, nouvelable une seule fois, sans dépasser six16) mois, avant la possibilité e négocier un contrat rémunéré. Monsieur Désiré BADIBANGI NTANGANIKA nommé Respon5able adjoint du18vé de fonds et assislant du Président, chargé de pui a la superyision des opérations. de la levée de fonds digitsle, de la gestion des nements ainsi que du site web. lettre d'habilitation devra é9alement lui ètre délivrée afin de lui pem)ettre de mener a bien les taches qul lui sont confiées. La mission esl bénévole pour une durée de trois (3) mois, renouvelable une fois. sans ex¢éder six {6) mois, avant la possibilité de négociation d'un contrat rémunéré. 3. Monsieur Rodrigue MAYEMBA MATADI Est nommé Associé aux opérations de terrain (Field Operator Associate), chargé de la gestion et du suivi des opérations de terrain d'Excellencia Aid Foundation. 11 supervise les activilés quotidiennes dans les srtes d'intervention, assure le bon déroulement des opérations selon les objeclifs fixés, collecte les données, el foumit les infomiations et ressources nécessair8S. Une18ttre d'habilitation lui sera remlsè afin de garantir I'exécution effective de sa mission. La mission est bénévole pour une duré8 initiale de trois (3) mois, renouvelable une seule fois, pour une durée maximale de six (61 mois, avant toute négociation d'un contrat rémunéré. 4. Monsieur Dondi KABALUAPA NTANGANIKA Est nommé Assistant Représentant légal ragional pour les opérations d'Afrique, basé en République Démo¢ratique du Congo. 11 appuie la coordinatlon juridique et le suivi administratif.11 s'agit d'une nominatlon de nlveau 1. Une lettre d'habilitation lui sera également délivrée. Cette mission est strictement bénévole. 5. Mademoiselle Gemima BALEBUA NTANGANIKA Est nommée Assislante du responsable de la levée de fonds, avec pour mission d'appuy8r la supervision des opérations. de la levée d& fonds digilale, des événemenls et de la gestion du site web. Elle recevra une lettre d'habililation pour remplir ses fonctions. Cetta mission 8St exer¢ée a titre strictement bénévol8. Autres décisions et poinls divers (AOB) 1. Décision des administrateurs sur le5 recrutemenls a venir '. Les adrninistrateurs ont convenu que d'autres nominations et r8crutements seront prochainement effectués afin de pemiettre a Excellencia Aid Foundation de réaliser pleinement ses objectifs. 2. Point divers Le trustee Mike Harvey Kisuka a proposé un8 opération è mener au Burkina Faso, jugée rentable et stratégique. Des informations opératlonnelles complémeniaires sont requis8s pour pemiettre une prise de décision é¢lalrée du Conseil. 11 est nécessaire de mettre è jour le site web d'Excellencia Aid Foundation, ainsi que les outils numériques de levé8 de fonds et les infrastructures informatiques (IT). Rappel de I'obj8Ctif fondamental d'Excellencia Aid Foundation Planter des millions d'arbres afin de ¢ontribuer a la prévention et au soulagement de la pauvreté des populations touchées par18s effets du changement climatique, dans une perspective de durabilité environnemenlale. Prochaine réunion du Cons8il La date de la prochalne réunion sera fixée d'un commun accord entre tous les administrateurs. zv ou